Переписку с кандидатами разбирают мало, и вряд ли вы вообще задавались вопросом, умеете ли вы правильно вести переписку с кандидатами. В рекрутинге, как в большом механизме, каждая тема важна, и обделять вниманием подобную тему – значит сужать воронку кандидатов на выходе.
Теме доведения кандидата до собеседования по переписке абсолютно незаслуженно уделено мало внимания. В рекрутинге, как в большом механизме, каждая тема важна, и обделять вниманием подобную тему – значит сужать воронку кандидатов на выходе. Переписку с кандидатами разбирают мало, и вряд ли вы вообще задавались вопросом, умеете ли вы правильно вести переписку с кандидатами.
Эта тема важна потому, что некоторые вакансии бывает непросто закрыть: мы ищем кандидатов, которые нас не ищут; бывают вакансии, где нужно найти большое количество кандидатов в короткий срок. Всех обзвонить физически бывает очень сложно, бывает много недозвонов – у 30 кандидатов из 50 может быть пропущенный звонок от неизвестного номера по непонятному вопросу. Таким кандидатам нужно уметь написать!
Давайте разберемся с тем, как писать кандидатам, куда писать, что делать, если ответа не последовало. Шаблонами результативных сообщений из реальной практики сорсинга готова поделиться эксперт и ведущий программы «Тотальный ресечинг» Тренингового HR-центра КАУС-PRO, руководитель кадрового агентства «Pozitiv Staff», руководитель сорсингового направления группы кадровых агентств «КАУС» Анна Онищук.
Задачи переписки
- Привлечь внимание. Мы не можем себе позволить, чтобы наше письмо или сообщение осталось незамеченным.
- Привести кандидата в воронку, то есть назначить собеседование.
- Не допустить, чтобы интересный нам кандидат поставил нас в блок. Например, IT специалисты, высший медицинский персонал - это позиции, которых нет на работных сайтах, им пишут многие HR и в основном пишут однотипно, что приводит к низкой заинтересованности к новым предложениям.
- Получать ответы кандидатов быстро – нужно не только привлечь внимание, но и мотивировать кандидата на ответную коммуникацию.
Правила переписки в мессенджерах
- Сразу персонализируйте свое сообщение. Обращайтесь к кандидату по имени или имени-отчеству. Часто рекрутеры пишут шаблон сообщения, затем копируют и делают массовую рассылку. Рекрутеру кажется, что он экономит свое время таким образом. Но результат от массовых рассылок нулевой и приходится писать еще раз, и еще раз, и терять и интерес кандидата, и сроки закрытия вакансии.
- Уточните кто вы, и из какой компании. Представляйтесь кратко и просто. В этом сообщение главным является не рекрутер, а кандидат.
- Напишите по какому поводу Вы обращаетесь к кандидату. Сообщите об открытой вакансии. Название вакансии должно быть подано интересно, вкусно, емко. Если описание длинное – есть вероятность, что кандидат не дочитает текст, если сухое – не заинтересуется
- Скажите кандидату, что ему нужно делать с вашим сообщением. Если Вы просто отправляете информацию, что у вас есть вакансия, это крайне неэффективно. Сама по себе информация имеет очень низкий процент влияния на кандидата. Задайтесь вопросом: на какой результат ориентировано сообщение: «У нас есть вакансия врача стоматолога в г. Пушкин»? Всегда направляйте собеседника(письменного) к тому действию, которое нужно вам.
В обращении должен быть призыв к действию:
- Добавьте меня
- Давайте созвонимся
- Давайте спишемся
- Давайте выделим время для общения
Пример сообщения
Здравствуйте, Анна! Я HR компании КиТ. Я ищу QA инженера с опытом регрессионного тестирования. Давайте созвонимся, чтобы обсудить детали?
Это сообщение написано очень просто и не формально. Оно персонализировано, содержит емкую информацию о компании и вакансии. Можно добавить ссылку на компанию, вакансию – он точно кликнет.
Конечно, мы понимаем, что пишем релевантным кандидатам, а слова по опыту и вакансии абсолютно в понятийном поле кандидата.
Правила переписки по почте
- Тема письма должна быть кликабельна. Здесь также речь пойдет о персонализации. Но в отличие от мессенджеров, кандидат не сразу открывает письмо, некоторые письма он не открывает вовсе, так как о письме кандидат узнает из списка тем. В теме письма должно быть указано название компании и вакансии, а также персонализированное обращение к кандидату – например, Менеджер по продажи медицинского оборудования, компания «ЭльФарма» для Николая Прохорова, то есть должно выглядеть, как мини оффер для кандидата.
- Первый абзац письма должен отражать интересы кандидата, а не рекрутера. В первом абзаце после традиционного приветствия и обращения раскройте причину письма, причем мы не можем указывать свою причину – не «мы ищем» или «нам требуется», т.к. это никак не связано с интересами кандидата. В причине письма важно транслировать информацию, которая может зацепить, заинтересовать самого кандидата, например, «Вы можете сделать карьерный шаг, присоединившись к команде».
- Добавляйте активные элементы в письме. Нужно обязательно дать ссылку на описание вакансии. Текст письма не должен быть перегружен. Кандидат должен захотеть кликнуть на вакансию, прочитать ее, найти где-же транслируется в описании тот самый карьерный шаг для него. Когда сам кандидат изучает вакансию, он волей-неволей обдумывает ее, что способствует большему интересу к вакансии.
- В теле письма нельзя сразу указывать самую важную информацию. Во втором абзаце важно использовать информацию о компании, ее достижениях, месте на рынке, например, а не условия, график, зарплату и пр.).
- И, конечно, вернемся снова к призыву, к команде действовать. Что кандидату делать с письмом должно быть написано рекрутером.
Что делать, если ответа не последовало? Правило второго письма
Конечно, нужно пробовать еще. Грубая ошибка - считать, что кандидат уже принял решение, и ему точно не подошла вакансия и именно поэтому ответа нет. Это не так. Это, опять же, сужение воронки: кандидат мог открыть, заинтересоваться, затем отвлечься и более не вернуться к задаче, но отказывать нам в общении он, например, не собирался.
Продолжать «бомбить» кандидата сообщениями сразу, тоже не верно. Это может спровоцировать сопротивление. Вполне логично, что у него могут возникнуть вопросы: что им нужно? почему они так настойчивы? Поэтому писать повторное письмо лучше спустя 3 рабочих дня. Это вполне безопасно, потому что мы говорим о кандидатах, которые нас не ищут, а значит, они не находятся в активном поиске и риск, что кандидат уже устроится, минимален.
Как написать повторное письмо, если не было ответа на первое?
Во-первых, нужно писать с сохранением предыдущей переписки, т.к. если вы отправите то же сообщение, что и в первый раз, то письмо точно попадет в спам, потому что кандидат точно расценит это как однообразные письма-рассылки.
Писать нужно, ссылаясь на предыдущее письмо, тоже персонализировано.
Олег, добрый день! 3 дня назад написала Вам письмо с предложением о …
Далее можно высказать предположение о молчании, в котором подчеркивается возможность, что кандидат просто не увидел письма, а не то, что ему не интересно предложение.
Возможно, Вы не увидели моего письма.
Далее расписываем чуть более подробно и максимально интересно в теле письма все «плюшки» перспективы работы в компании в 2-3 приложениях. В конце добавляем ссылку и призыв к действию.
На грамотное повторное письмо кандидат реагирует даже лучше, чем на первое. Он убеждается в том, что это точно не массовая рассылка, что специалист пытается достучаться именно до него. Это хорошо работает на самооценку кандидата, и он откликается в большинстве случаев.
Бывает, и на третье письмо мы получаем вдохновляющий ответ типа: я дважды открывал письмо, оно было интересно, но я не нашел времени связаться с вами, как хорошо, что вы написали еще раз.
Если у Вас остались вопросы о том, как привлекать кандидатов в воронку, где их искать, как создавать достаточный поток кандидатов, как управлять сроками закрытия вакансии, то мы приглашаем ознакомиться с программой нашего курса: Тотальный ресечинг: обзор и изучение всех источников поиска и ресечинговых приемов.
