Рекомендации по адаптации сотрудников: что делать на каждом этапе

Несмотря на очевидность необходимости такого процесса, первые месяцы работы сотрудника часто носят сумбурный характер.

10 ошибок работодателей во время испытательного срока

• Не готово рабочее место. Специалист либо сам ищет себе место, либо вынужден сидеть за пустым столом, ожидая мебель или оргтехнику.
• Не проведена экскурсия по офису (непонимание, где столовая, туалет, другие отделы).
• Работника не познакомили с коллегами и руководством.
• Нет четкого плана действий и поэтапной структуры на первое время. Сотрудника сажают за рабочее место без четких задач, с размытой формулировкой: «Потихоньку разбирайся, работай».
• Работник «брошен»: к нему никто не подходит, не ставит задач и не интересуется, есть ли какие-то вопросы или уточнения.
• Не разъяснены вопросы субординации и зоны ответственности (к кому обращаться по тем либо иным вопросам, кто заказывает канцтовары, заказывает пропуска и т.п.).
• Специалист знает только общую сумму своей заработной платы, без точных цифр, дат выплат, метода перечисления. Работнику не рассказали, либо он сам не понимает методику расчета бонусной части. В момент получения первой зарплаты может быть недопонимание.
• В коллективе при новом сотруднике активно обсуждается тот специалист, который работал на данной должности ранее. Независимо от ситуации, не стоит говорить о нем в негативном или юмористическом ключе.
• Руководитель или наставник не знает, «что делать» с работником. С чего начать? Какие дать задания? Сотруднику ставят задачи, к нему подходят и проявляют внимание, но без конкретных действий и продуманного алгоритма. Задания и вопросы расплывчаты: «Ну как ты, осваиваешься?». Иногда к персоналу проявляют даже чрезмерное внимание - подходят к нему каждые 5-10 минут.
• Не объяснены общие негласные правила, принятые в компании: можно ли брать чай/кофе с собой за рабочее место, во сколько обед, как обычно, принято себя вести в той или иной ситуации, можно ли в обед выйти на улицу и т.д.

Виды адаптации

Рассмотрим основные виды адаптации, включающие организационную, социально-психологическую и профессиональную. Есть еще физиологическая, когда организм привыкает к сменному графику или изменению климата, и финансовая — приспособление к изменению уровня дохода, когда появляются дополнительные расходы на дорогу, питания и т.д.

Организационная адаптация

Деятельность направлена на ознакомление нового члена коллектива с базовыми аспектами функционирования компании. В этот период наемный рабочий получает информацию о рабочем графике, днях выплаты заработной платы, структуре организации, расположении подразделений и их функциях. Также он изучает должностные инструкции и локальные нормативные акты, что помогает ему быстрее влиться в рабочий процесс.

Социально-психологическая адаптация

Процесс фокусируется на интеграции новичка в корпоративную культуру и внутренний климат компании. На этом этапе новому члену коллектива важно понять стиль общения, принятые темы для обсуждения, иерархию неформальных отношений и традиции компании, такие как празднование дней рождений или корпоративных мероприятий. Дополнительно полезными могут быть:

• наставничество от более опытного коллеги,
• введение в ключевые социальные группы внутри компании,
• организация неформальных встреч, таких как совместные обеды или кофе-брейки,
• обустройство уютного рабочего пространства

Профессиональная адаптация

Этот процесс ориентирован на развитие и уточнение профессиональных навыков, необходимых для выполнения задач в конкретной компании. В этот период работник осваивает применяемые технологии, стандарты работы, критерии оценки его деятельности и возможные пути карьерного роста.

Документальное сопровождение

Для обеспечения эффективной адаптации рекомендуется использовать следующие документы:

• положение об адаптации,
• должностная инструкция,
• индивидуальный план работы на испытательный срок с конкретными задачами,
• «буклет новичка»,
• график встреч с участниками адаптационного процесса,
• анкета адаптации сотрудника,
• оценка специалиста по окончании испытательного срока,
• личный план профессионального и служебного развития.

Эти инструменты помогают систематизировать процесс и обеспечивают его успешное завершение.

Этапы адаптации сотрудника

В процессе интеграции новых специалистов, как правило, участвуют три ключевые фигуры: новичок, руководитель или наставник, и менеджер по персоналу или тренер.

• Менеджер по персоналу: основная роль менеджера по персоналу заключается в координации и контроле процесса приспособления. Он организует ознакомительные беседы, планирует мероприятия и следит за их выполнением. Также менеджер по персоналу регулярно проводит мотивационные встречи с наемным рабочим, поддерживая его эмоциональное состояние и мотивацию.
• Руководитель или наставник составляет индивидуальный план работы на пробный период. В этом плане указываются конкретные задачи, сроки их выполнения и ожидаемые результаты. Также наставник или руководитель отвечает за ежедневное сопровождение персонала, помогая освоиться на новом месте.

Основные этапы включают:

1. ознакомительную беседу с HR,
2. ориентационное собеседование с руководителем,
3. встречи с куратором по индивидуальному плану работы на испытательный срок,
4. встречи с менеджером по персоналу в рамках социально-психологической адаптации,
5. беседу с руководителем по окончании испытательного срока.

Ознакомительная беседа с HR

• Сделайте информационную рассылку по e-mail о выходе нового сотрудника.
• Представьте нового работника коллегам и руководителям подразделений.
• Проведите экскурсию по офису (устройство офисного здания, расположение переговорных, туалетов, организация питания, место, парковки и курения).
• Ознакомьте сотрудника с должностной инструкцией.
• Расскажите особенности найма, перевода, увольнения; условия назначения на должность, перемещения, прохождение стажировки.
• Предоставьте информацию о режиме труда и отдыха, выходе на работу в сверхурочное время, учете рабочего времени.
• Предупредите о командировках.
• Расскажите о социальные гарантиях и компенсациях.
• Предоставьте требования к внешнему виду.

Обычно такие вопросы обсуждаются на собеседовании, но будет не лишним еще раз об этом напомнить, потому что некоторые моменты могут забыться.

Ориентационное собеседование с руководителем

На ориентационном собеседовании с руководителем проговариваются вопросы, связанные с трудовой деятельностью нового члена команды, его функционал, цели, задачи и результат деятельности, а также коммуникации, внутренние и внешние.

• Поставьте цели новому работнику на период ознакомительного срока, обсудите поставленные цели.
• Расскажите, какие методы развития будут использоваться для достижения поставленных целей.
• При постановке целей обратите внимание персонала на профессиональные компетенции, на необходимость их проявления в повседневной рабочей среде и постоянное их развитие.
• Обсудите, каким образом вы будете оценивать нового члена коллектива по итогам стажировки.

Встречи с куратором по индивидуальному плану работы на испытательный срок

Руководитель, либо куратор проводят регулярные встречи с новичком.

На встречах обсуждаются и при необходимости корректируются результаты деятельности, а также даётся обратная связь. Для нового сотрудника индивидуальный план работы на испытательный срок разрабатывается непосредственным руководителем в течение первого дня его выхода. Работник знакомится с ним и подписывает.

В течение всего пробного периода заполняются графы фактический результат и оценка. На регулярных встречах проводятся промежуточные итоги.

Рекомендуется составить график регулярных встреч. Например, первая неделя – каждый день после рабочего дня, вторая неделя – 1 раз в два дня, в последующие недели встречи проводятся не менее 1 раза в неделю.

Скачать документацию можно в конце статьи.

Встречи с менеджером по персоналу в рамках социально - психологической адаптации

Встречи с менеджером по персоналу в рамках социально - психологической адаптации необходимы для того, чтобы обсудить успехи, трудности, барьеры и возможности нового члена коллектива, помочь наладить внутренние коммуникации с коллективом, а также собрать необходимую информацию для формирования отчета. Можно подготовить список вопросов.

1. Какой функционал сейчас выполняет работник?
2. Что получается лучше всего, с чем возникают сложности?
3. Как сам специалист оценивает свои результаты?
4. Как новичок понимает, правильно ли он выполняет задачи или нет?
5. Хватает ли информации? Если нет, к кому сотрудник обращается за этим?
6. Как складываются отношения с начальником, а с коллективом?
7. С кем из других подразделений коммуницирует чаще всего?
8. Что считает нужным изменить, чтобы улучшить результаты?
9. Что он может предложить для улучшения работы отдела и компании в целом? 
10. Насколько работа оправдывает ожидания по 10 балльной шкале, и почему поставили такой балл?

Путем систематического задавания вопросов на каждой встрече и документирования ответов, можно эффективно отслеживать динамику развития нового сотрудника. Эти регулярные встречи, проводимые в соответствии с заранее составленным графиком, позволяют получить четкое представление о прогрессе сотрудника и корректировать стратегию адаптации по мере необходимости. Регламент встреч с менеджером по персоналу в рамках социально – психологического приспособления может быть таким:

• по окончанию 1-й недели после встречи с непосредственным руководителем;
• в течение первого месяца – один раз в неделю;
• по окончанию 1-го месяца и до конца периода оценки – не реже 1 раза  в месяц или по необходимости.

Беседа с руководителем об окончании испытательного срока

В конце испытательного срока специалист заполняет анкету и отдает ее в отдел персонала. 

 Такие анкеты помогают собрать статистику и при необходимости скорректировать процесс привыкания.

За неделю до окончания ознакомительного срока руководитель проводит оценку работника и заполняет специальный бланк. 

Оценка обычно включает несколько профессионально важных компетенций, а также сроки и качество выполнения задач в течение пробного периода. Оценка помогает учитывать все наблюдения по ходу ознакомительного срока и принимать аргументированные и грамотные решения в отношении специалиста.

За пять дней до окончания периода оценки полностью заполненный индивидуальный план работ на испытательный срок направляется к комиссии, которая принимает решение о прохождении или непрохождении стажировки. Обычно в комиссию входит HR-менеджер, руководитель, куратор и иногда вышестоящий руководитель.

За 3 рабочих дня до окончания испытательного срока менеджер по персоналу организует общую встречу. Руководитель дает специалисту развернутую обратную связь, в процессе которой информирует о прохождении пробного периода и продолжении трудовых отношений, передает индивидуальный план развития на ближайшие полгода.

Преимущества наличия грамотной системы адаптации в компании

• Новый член коллектива получает информацию, необходимую для старта. Снижается беспокойство и чувство неопределенности, повышается удовлетворенность от процесса, наступает понимание правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм и установление отношений с коллегами и партнерами.
• Снижаются издержки на подбор персонала, и сокращается текучесть кадров. Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев, принимали решение об этом в первые 2−3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать многократных затратных процедур, таких как поиск и обучение специалистов взамен уволившихся.
• Новички быстрее выходят на точку эффективности.
• Плюс к этому в компании формируется кадровый резерв, при помощи которого могут закрываться руководящие должности.

Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока. Она может занимать и 4 месяца и более. Ускорить ее поможет разработанный план и прикрепления наставников, а также система тренингов и корпоративного обучения.

Скачайте: Индивидуальный план работы на испытательном сроке

Чтобы понимать, как подобрать наиболее подходящего сотрудника, приходите наш курс «Эффективный подбор и оценка персонала».