Тайм-менеджмент для рекрутеров: как успевать всё вовремя

Как руководитель, я замечаю, что гордость за переработки чаще свидетельствует о проблемах с планированием, чем о высокой продуктивности. Исключения случаются: поздние переговоры, собеседования или другие внештатные ситуации. Но в целом, если задачи правильно распределены и организованы, переработки становятся ненужными.

Что происходит при плохом планировании?

• Нехватка времени;
• Эмоциональное выгорание;
• Постоянное чувство спешки и усталость.

Почему вы ничего не успеваете

Отсутствие плана

Без четкого расписания день превращается в хаос. Задачи других людей замещают ваши собственные. А интуитивный подход, который многие считают творческим, редко приносит стабильные результаты. Если вы действуете по вдохновению, рискуете затянуть работу над одним поручением и упустить остальные.

Примеры ошибок: постоянное переключение между проектами, игнорирование расписания, зависание на мелочах.

Неправильная приоритизация и прокрастинация

Одна из частых проблем — откладывание важного ради незначительных дел. Например, тратить весь день на поиск резюме, забыв о звонках или собеседованиях.

Реальный пример:
 Рекрутер после рабочего дня отчитался, что искал резюме по одной вакансии целый день, но так и не назначил ни одного интервью. Это свидетельствует о том, что:

1. Не поставлены временные рамки.
2. Нет фокуса на конечный результат.

Вспомните школьные контрольные: ограниченное количество времени, чёткий список вопросов и строгий дедлайн. Именно такие условия заставляют нас действовать эффективно. Ключ к успеху — разумное распределение. Заранее определите: какие вопросы критически важны, сколько вы готовы потратить на каждый из них, где можно сэкономить.

Совет: Составляйте расписание не только на день, но и на неделю, отмечая крупные и мелкие задания. Это поможет избежать потери времени на «переключение» между ними.

Склонность к простому

Работа рекрутера требует не только многозадачности, но и умения справляться с проектами разной сложности. Чаще всего сотрудники предпочитают выполнять быстрые и понятные моменты, откладывая сложные проекты «на потом». Такой подход кажется удобным, но на самом деле приводит к демотивации, накоплению незавершённых дел и выгоранию.

Когда перед нами множество поручений, естественно начинать с тех, которые легче и быстрее выполнить. Мы стремимся «щёлкнуть» несколько простых пунктов, чтобы почувствовать прогресс, а сложные задачи откладываем. Однако возвращение к сложным проектам становится ещё более тяжёлым.

Типичный пример:

• Сотрудник начинает день с лёгких задач, но по мере их выполнения сталкивается с одной сложной.
• Зависает на ней на несколько часов, не получая результата.
• Переключается на другое, чтобы «отдохнуть», и откладывает сложное на конец дня.

Если вы понимаете, что тратите больше двух часов на выполнение одного проекта, это сигнал, что пора переключиться. Например:

1. Прекратите текущую задачу, если она не двигается вперёд.
2. Возьмитесь за что-то другой, где вы можете достичь результата быстрее.
3. Вернитесь к сложному вопросу е в конце дня, освежив взгляд и идеи.

Бывает такое, что просто не находятся кандидаты, не приходят в голову какие-то интересные идеи. Чаще всего такие пагубные привычки, как отсутствие планирования, прокрастинация и отсутствие приоритета приводят к тому, что накапливается огромное количество незавершённых дел.

Последствия:

• Задачи становятся неуправляемыми.
• Вы теряете контроль над своим временем.
• Демотивация и выгорание начинают влиять на качество.

Постоянная спешка

Если вы не планируете время заранее, каждый день превращается в гонку. Осознание, что перед вами 10 дел, без понимания, как их успеть, вызывает стресс. Однако часто достаточно выделить 10–15 минут для планирования, чтобы увидеть, что всё укладывается в разумные сроки.

Чёткое расписание

1. Заранее составьте список задач. Распределите их по времени, учитывая их приоритетность.
2. Планируйте с запасом, чтобы иметь возможность внести корректировки при необходимости.
3. Используйте блокнот, цифровые приложения или календарь для визуализации.

Пример распределения:

9.00 - 9.30 Составить и разместить продающую публикацию вакансии, которая только что поступила в работу, на работных сайтах и профессиональных сообществах

9.30-9.45 Направить резюме и комментарий заказчику по двум успешным кандидатам на вакансию, по которой уже ведется работа.

9.45-10.00 Позвонить претендентам для получения окончательного решения и окончательного согласования предложения по трудоустройству по вакансии, которая движется к закрытию.

10.00-10.15 Позвонить в компанию клиента и согласовать ближайшие даты и время собеседований с каждым подходящим человеком.

10.30-10.45 Позвонить в компанию заказчика и утвердить одного из ранее представленных кандидатов, согласовать дату выхода на работу.

10.45-11.00 Перерыв.

11.00-11.30 Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую утром разместили, направить приглашения подходящим, отказать неуспешным.

11.30-12.30 Найти как минимум 10 релевантных резюме на вакансию, которую утром разместили, для телефонного интервью во всех ресурсах и базе данных агентства.

12.30-13.00 Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью на вакансию, которую утром разместили из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА).

13.00-14.00 Обед.

14.00-14.10 Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую утром разместили, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным.

14.10-14.40 Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию, которую утром разместили, из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА).

14.40-14.50 Перерыв

14.50-17.30 Подготовиться и провести 3 собеседование по вакансии (ям), которые находятся в активной работе.

17.30-17.35 Позвонить утвержденному кандидату в день выхода, убедиться в готовности продолжать работать.

17.35-17.40 Позвонить в компанию, получить обратную связь по первому рабочему дню вышедшего кандидата, согласовать дату и время приезда нашего курьера для подписания акта приемки. Контроль времени подписания документов.

17.40-18.00 Подписать у руководителя и передать секретарю для отправки курьеров счет и акт выполненных услуг по проекту.

В высокоинтенсивной работе рекрутера важно не забывать о перерывах. Игнорирование отдыха приводит к хронической усталости и снижению мотивации.

Простые правила:

1. После выполнения чего-то крупного выделите 10–15 минут на отдых.
2. Используйте перерывы для восстановления: прогулка, разминка.

Без отдыха хроническая усталость приводит к снижению производительности, а здоровье и мотивация ухудшаются, а эмоциональное выгорание снижает желание продолжать делать дела.

Пожиратели времени закрытия вакансии

Прежде чем начать, разберитесь с этапами. В среднем рабочий день рекрутера делится следующим образом:

• 60% времени уходит на устные коммуникации: переговоры, интервью, обсуждения с кандидатами и заказчиками.
• 40% посвящено работе с документами: подбор и анализ резюме, размещение вакансий, оформление и сопровождение документов.

Коммуникация — ключевой аспект. Грамотно выстроенное общение на начальных этапах помогает избежать недоразумений и сокращает временные затраты в дальнейшем.

Этап 1: Согласование профиля вакансии и правил взаимодействия

Проект подбора начинается с обсуждения профиля кандидата и формата взаимодействия. Если всё будет детально проработано, последующие шаги пройдут легче и без лишних задержек.

1. Определите требования. Зафиксируйте ключевые компетенции, навыки и опыт.
2. Обсудите процесс взаимодействия. Согласуйте сроки предоставления резюме, частоту обратной связи и регламент коммуникации.
3. Предупредите о стандартных сроках. Например, резюме направляются в течение 3–5 рабочих дней после старта проекта.

Частая ошибка:
 Если рекрутер не оговорил сроки предоставления резюме, заказчик может начать требовать кандидатов уже на следующий день. Это создаёт ненужный стресс и увеличивает объём пояснительных коммуникаций.

Этап 2: Организация потока кандидатов

1. Разместите объявление на различных платформах, учитывая целевую аудиторию.
2. Анализируйте резюме, отбирайте наиболее релевантных людей.
3. Используйте базы данных, социальные сети и другие ресурсы для поиска специалистов, которые могут не откликаться сами.

Этот этап занимает значительную часть времени и включает как автоматизированную, так и ручную работу.

Частая ошибка:  сосредоточенность на текущих вакансиях и откладывание публикации новых объявлений на конец рабочего дня. В результате такого подхода компания теряет целый день потенциальных откликов от кандидатов, которые могли бы заинтересоваться вакансией.

Этап 3: Оценка

Оценка — ключевая часть. Навык анализа кандидатов после интервью — один из самых важных профессиональных компетенций.

1. Проведите телефонного и очного собеседования. Установите структуру интервью, чтобы оценить навыки, мотивацию.
2. Примите решения. Выберите, кого вы направите заказчику.
3. Подготовьте комментарии. Составьте краткое, но ёмкое описание, подчёркивающее соответствие человека профилю вакансии.

Частая ошибка: акцент на оценке кандидатов во время телефонных интервью. Рекрутёр может потратить слишком много времени на телефонные переговоры, что приводит к двум проблемам: либо отсеиваются не те кандидаты, либо их количество сокращается слишком сильно. Это сужает воронку подбора и безрезультатно исчерпывает ресурс потенциальных кандидатов.

Этап 4: Презентация кандидатов

После оценки начинается продвижение:

1. Отправьте резюме и комментарии. Подготовьте детализированное представление, выделив сильные стороны.
2. Согласуйте собеседования. Организуйте встречи, убедившись, что все участники знают время и место.
3. Контролируйте проведение встреч. Проследите, чтобы собеседования прошли вовремя и все стороны остались удовлетворены организацией.

Частая ошибка: серьёзной ошибкой в работе рекрутёра может стать отправка резюме по электронной почте и последующее ожидание ответа от заказчика или нанимающего менеджера. Такой подход лишает специалиста возможности контролировать сроки подбора персонала.

Этап 5: Сбор обратной связи и продвижение кандидатов

1. Соберите обратную связь. Уточните у заказчика мнение о проведённых собеседованиях.
2. Продвигайте кандидатов. Рекомендованные люди проходят на финальный отбор.

Этот этап требует внимательности, так как любые задержки в коммуникации могут повлиять на мнение специалистов или клиентов.

Частая ошибка: на этом этапе подбора персонала также важна активность. Управление сроками закрытия вакансии подразумевает принятие обоснованных и формализованных решений по каждому кандидату. Необходимо поддерживать связь с соискателями и информировать их о статусе рассмотрения их заявок, а также стараться соблюдать установленные сроки.

Финальный этап: закрытие вакансии

1. Убедитесь, что человек вышел на работу в согласованный день.
2. Если вы внешний рекрутер, проконтролируйте выставление счёта и оплату услуг.

Чем подробнее вы обсудите процесс подбора, тем меньше времени уйдёт на пояснения. Электронные календари, CRM-системы и чек-листы помогут вам не забыть детали. Уделяйте больше внимания критически важным задачам, не отвлекаясь на второстепенные.

Запускающие задачи в подборе персонала: ключ к своевременному и успешному проекту

Запускающие задачи — это срочные действия, которые невозможно отложить. Они инициируют взаимодействие между участниками процесса, обеспечивая плавный переход между этапами. После решения таких вопросов часто наступает период, в течение которого основные действия передаются другим участникам, позволяя рекрутеру временно переключиться на другие задачи.

Почему их нельзя откладывать

• Они запускают цепочку последующих процессов.
• Задержка приводит к сбою сроков и необходимости экстренного реагирования.
• Успешное выполнение экономит время на пояснения и исправления ошибок.

Основные запускающие задачи в подборе персонала

1. Старт проекта и согласование профиля

Стартовый этап включает переговоры с заказчиком, которые можно проводить как онлайн, так и офлайн. На этой встрече: уточняются детали вакансии, снимаются сомнения и успокаиваются тревоги, обсуждаются сроки предоставления резюме (например, 3–5 рабочих дней), формируется доверие к процессу.

Почему это важно:
 Непроработанные детали на старте приводят к ненужным вопросам и недоразумениям, которые отнимают время.

2. Публикация вакансии

Размещение вакансии на платформах — простой и быстрый процесс, который часто откладывают на вечер. Это ошибка, так как потерянный день задерживает получение откликов. Выделите 15 минут на публикацию, даже если день уже распланирован. Это действие сразу запустит поток откликов и даст возможность продолжить работу.

Ошибочный подход:
 «Я слишком занят, чтобы сейчас это сделать». Публикация — одна из самых коротких задач, которую стоит сделать сразу.

3. Проведение собеседований с кандидатами

Собеседование — важнейший этап, который запускает следующие шаги:

• Оценка.
• Принятие решения о направлении резюме заказчику.
• Переход к согласованию собеседований с клиентом.

Почему это запускающая задача:
 Результаты интервью определяют дальнейший ход проекта. Задержки на этом этапе могут сдвинуть график в целом.

4. Отправка резюме

После собеседования рекрутер направляет резюме релевантных кандидатов. Это действие запускает процесс принятия решения клиентом.

Что делать после отправки:
 Используйте период ожидания для завершения других дел, пока заказчик изучает материалы.

5. Сбор обратной связи после собеседования

После интервью заказчика со специалистом крайне важно оперативно получить его мнение: обсудите впечатления, пока эмоции от встречи ещё свежи, уточните мнение о профессиональных, личных качествах.

Почему это нельзя откладывать:
 Своевременная обратная связь помогает оперативно принять решение о дальнейших действиях, таких как приглашение на финальные этапы или поиск альтернативных кандидатов.

6. Закрытие вакансии и выставление счёта

Рекрутер контролирует выход кандидата. Если речь идёт о внешнем рекрутменте, выставляется счёт за услуги.

Особенность:
 После отправки счёта вы можете переключиться на другие проекты, так как процесс оплаты имеет установленный срок.

Почему требуется немедленное выполнение

• Не могут быть растянуты на день или отложены до завтра.
• Формируют основу для последующих этапов.
• Напрямую влияют на сроки и успех проекта.

Принципы грамотного планирования

1. Планирование дня блоками однотипных задач

Одним из ключевых принципов эффективного планирования является разделение дня на блоки для выполнения однотипных или логически связанных дел. Это важно, поскольку на погружение всегда уходит определенное время, и наше внимание часто отвлекается.

Чтобы минимизировать потери времени, рекомендуется планировать день так, чтобы вопросы, требующие схожих усилий и концентрации, выполнялись в одном временном промежутке. Например, лучше запланировать несколько интервью подряд, чтобы максимально сосредоточиться на этой деятельности. Отдельным блоком можно выделить время для интенсивного поиска, например, два часа для звонков. Другим блоком можно заняться работой с документами или информацией, а не переключаться между этими задачами.

2. Формулировка задач с четким результатом и сроком

Еще один важный принцип — это постановка задач с конкретными результатами и конечным сроком выполнения. Такой подход помогает нашему мозгу четко осознавать цель и стимулирует к действию. Например, вместо «просмотреть отклики на HeadHunter», лучше сформулировать задание следующим образом: «С 10:00 до 11:00 разобрать отклики и назначить 3 кандидата на интервью». Такая постановка четко направляет усилия и повышает эффективность.

Это правило схоже с принципом, часто используемым психологами: «Я хочу зарабатывать 300 тысяч рублей в месяц» — четко прописанная цель повышает вероятность ее достижения.

3. Закладывание дополнительного времени

Еще один совет для успешного планирования — это добавление 10–15% на непредвиденные задачи. Часто в процессе возникают срочные дела, которые требуют внимания. Если заранее учесть это дополнительное время, то основной план дня останется неизменным, даже если что-то непредвиденное вмешается в процесс.

Например, если вы планируете потратить 15 минут на размещение резюме, лучше заложить на это время немного больше — 17–18 минут. В случае возникновения срочных поручений, это время можно перераспределить без ущерба для основного плана.

4. Планирование крупных задач

Когда в вашем расписании есть крупные задачи, планируйте выполнять одну в день. Лучше сосредоточиться на одном крупном деле, доведя его до конца, чем сразу ставить несколько сложных. Это помогает избежать перегрузки и позволяет сэкономить время и внимание в долгосрочной перспективе.