Самые важные HR-метрики в воронке подбора

HR-аналитика – тренд последних лет и, скорее всего, ближайшего будущего. Компаниям необходимо оцифровывать бизнес-процессы в HR, чтобы управлять качеством подбора. От источника к источнику набор HR-метрик варьируется - кто-то опирается на статистику отдела кадров по текучести, кто-то - на анализ удовлетворенности сотрудников работой и пр.

Мы, в свою очередь, расскажем об HR-метриках и аналитике рекрутинговой эффективности, а также о нашей системе учета и контроля показателей для эффективного закрытия вакансий наших клиентов. Эта система сформировалась за более чем 15-летнюю практику подбора специалистов в 11 узкопрофильных областях.

Для удобства восприятия поделим метрики на два класса - количественные и качественные.

Количественные HR-метрики будут отвечать на вопросы «сколько» - сколько резюме, собеседований, кандидатов, времени и прочего мы можем потратить, чтобы достичь максимального результата в оптимальные сроки.

А качественные будет отвечать на вопрос «как?» - как выбрали резюме, как провели собеседование, как оценили кандидата и т.д. Для работы с количественными метриками нужны формулы, а для работы с качественными метриками - чек-листы. Нужны оба инструмента, чтобы грамотно и четко найти перекосы в воронке подбора, узкие или проблемные места, чтобы качественно и быстро их устранить.

Для этого мы поделимся методами расчёта и анализа количественных показателей и своими собственными проверенными стандартами, и чек-листами оценки важнейших бизнес-процессов в рекрутинге. Это работающие инструменты, используемые на ежедневной основе консультантами Кадрового Агентства Уникальных Специалистов в своей ежедневной практике.

Количественные HR-метрики рекрутинга

Cтоимость закрытия вакансии

Важный показатель для анализа, потому что все последующие показатели мы будем мерить по нему. Формула у него простая - это сумма всех затраченных ресурсов, причем часть из них очевидна и легко определяема, например, затраты на привлечение кандидатов:

1. Публикация вакансии на job-сайтах;
2. Доступ к базам резюме;
3. Стоимость HR-маркетинга: оплата баннеров, листовок с вакансиями и пр.;
4. Оплата контактов на условно бесплатных ресурсах.

Другая же часть – например, стоимость времени специалистов, задействованных в процессе подбора, обычно остается в тени. Отсюда понятно, что чем быстрее вакансия закрывается, тем дешевле стоимость подбора.

Эту переменную, например, вообще не принято считать, если подбор идет силами внутреннего специалиста компании - он же получает зарплату. Действительно, может показаться, зарплата специалиста по подбору не входит в расчет стоимости закрытия вакансии. Но представьте ситуацию, когда, на конец месяца вакансия или несколько вакансий так и не были закрыты.

В этом случае компания уже точно потратила на подбор в среднем 80 000 руб , оплатив какие-либо ресурсы, и выплатила зарплату сотруднику. Получается, малоэффективная самостоятельная работа HR над вакансиями вполне сопоставима с закрытием силами кадрового агентства. А еще не надо забывать, что в процесс подбора обычно включены и руководители, и специалисты, и топ-менеджеры, у которых стоимость часа работы разная. Как итог, формула стоимости закрытия должна быть следующей:

Цена вакансии = сумма затрат на размещение на платных источниках + сумма трудозатрат всех задействованных в подборе сотрудников

Ставка/час HR*количество часов на подбор HR + Ставка/час руководителя* количество часов на подбор руководителя

Не так дёшево, правда?

Срок закрытия вакансии

Срок закрытия вакансии – это второй крупный показатель, по которому измеряются остальные количественные метрики. Расчет срока закрытия вакансии помогает выявить интенсивность, с которой работает менеджер по подбору — сколько дней тратится на поиск одного специалиста. Показателен только дифференцированный анализ срока закрытия вакансии, так как он позволяет выделить труднозакрываемые вакансии, проанализировать причины и устранить их.

Стоимость и сроки дали нам понимание, что некоторые вакансии компании стоят очень дорого и закрываются очень долго. Необходимо искать и устранять причины долгого закрытия. Следующие количественные показатели будут направлены на выявление проблемных участков бизнес-процесса подбора.

Эффективность процесса рекрутинга или конверсия воронки подбора

На каждом этапе подбора происходит отсев - либо рекрутер отказывает кандидатам, либо кандидаты отказываются самостоятельно. В Кадровом Агентстве Уникальных Специалистов за долгое время работы мы выделили обязательные этапы воронки.

Бывает так, что воронку подбора компания строит только по рекрутеру, пропуская этапы согласования с внутренним заказчиком, и это неправильно. Получается, что ответственность рекрутера снижается - он нашел резюме, а движение кандидата по воронке дальше его не касается. Также это искажает показатели его эффективности - рекрутер может находить качественных кандидатов, но они не проходят конкурс у руководителя.

Мы предлагаем строить воронку подбора по кандидату - это логичнее, ведь конечный продукт у нас – это сотрудник. Этапы воронки в нашей системе выглядят следующим образом:

1. Всего отсмотрено кандидатов
2. Количество кандидатов, приглашенных на интервью к рекрутеру
3. Количество кандидатов, дошедших до интервью
4. Количество резюме, направленных нанимающему менеджеру
5. Количество кандидатов, согласованных для собеседования с нанимающим менеджером
6. Количество кандидатов, одобренных нанимающим менеджером после его собеседования
7. Количество кандидатов, которым сделан оффер
8. Количество кандидатов, вышедших на работу

Конверсия каждого этапа воронки подбора определяется очень просто - это отношение конкретного выбранного этапа к предыдущему в процентах.

Анализ причин наибольшего количества отказов на конкретной ступени позволит более эффективно выстраивать процесс рекрутинга и скорректировать бизнес-процесс точечно. Дифференцированный анализ также покажет узкие места воронки по конкретной позиции/ подразделении/ каналу привлечения кандидатов.

Эффективность источников привлечения кандидатов

Раз уж мы заговорили про каналы привлечения, то их нужно обсудить отдельно. В век информационных технологий все чаще появляются новые сайты, сервисы и платформы для поиска кандидатов. Только у каждого нового ресурса также свои настройками и принципы работы, и даже своя направленность кандидатов.

В итоге достаточно многих молодых, а также опытных рекрутеров новые технологии поиска кандидатов не вдохновляют, а наоборот, пугают. Поэтому рекрутер двигается по старинке, используя один или два проверенных канала привлечения кандидата.

В современных реалиях это утопия - каналы должны быть разными, чтобы, анализируя их эффективность, вы могли использовать только те площадки, которые приносят стабильный и объемный поток подходящих кандидатов. Для принятия грамотных управленческих решений показатель эффективности источника нужно обязательно сравнивать со стоимостью и сроками закрытия вакансии. Косвенно этот показатель отражает ваш HR-бренд как работодателя и ценность вашего предложения на рынке труда.

Качественные HR-метрики рекрутинга

Качество публикаций

Независимо от того, как мы привлекаем кандидатов - пассивным поиском по откликам или активным, находим их сами, звоним и привлекаем в конкурс - в какой-то момент кандидат знакомится с информацией о компании и работе через публикацию вакансии. Если публикация вакансии неинтересная, громоздкая, запутанная или, наоборот, недостаточная, есть риск потери релевантных кандидатов уже на этом этапе.

Для внутренних рекрутеров Кадрового Агентства Уникальных Специалистов мы разработали и проверили на практике правила эффективной публикации, которые позволяют получать больше откликов и удерживать интерес релевантных кандидатов. Подробно с примерами мы рассказываем о них на вебинаре Методика формирования эффективных текстов объявлений на поиск персонала.

В оценке качества публикаций нужно учесть:

1. Насколько привлекательно представлена компания-работодатель
2. Правильно ли заполнена шапка профиля компании
3. Работает ли описание деятельности компании на создание интереса кандидата даже при беглом просмотре вакансии
4. Правильно ли названа вакансия (нужно понимать, как ищут объявление кандидаты)  
5. Насколько понятно и логично изложены обязанности, требования и условия, соблюдается ли баланс между блоками объявления.
6. Насколько достаточен и емок текст.

Эффективность телефонных интервью с кандидатами

Влияет ли приглашение кандидата на интервью на его доходимость? Мы установили, что влияет. А еще наша практика показала неэффективные действия рекрутера во время телефонного интервью.

1. Неэффективно начинать диалог с вопросов к кандидату. Диалог получается очень формальным, кандидаты напрягаются, отвечают односложно, что мешает оценить на этом этапе кандидата хотя бы по формальным требованиям к подбору.
2. Неэффективно начинать с презентации вакансии - диалог становится похож на «зазывание» кандидатов. В таких диалогах рекрутер быстро теряет управление, инициатива оказывается на стороне кандидата.
3. Неэффективно превращать телефонное интервью в собеседование -  рекрутер теряет часть важной информации, а оценка получается недостоверной. 

Важно понимать, что цель телефонного интервью - назначить очное собеседование с подходящим кандидатом, затратив на это минимум времени рекрутера. По нашей статистике это короткие переговоры, в среднем по 5-7 минут, в ходе которых рекрутер должен успеть отсечь неподходящих кандидатов и заинтересовать релевантных претендентов предложением о работе, успеть назначить дату и время очного собеседования, при этом создать благоприятный имидж компании. В итоге это сложная, но вполне решаемая задача.

Качество очных или очно-удаленных интервью

Задумывались ли вы, какое собеседование можно назвать эффективным? Многие на этот вопрос отвечают однозначно и неверно – что-то вроде «если нашли лучшего кандидата», «когда нашли подходящего кандидата». Собеседование – это навык, а найденный кандидат — это закрытая бизнес-задача, поэтому эффективным можно назвать любое интервью, которое дало нам однозначную и формализованную оценку по кандидату. Сама оценка может быть отрицательной (кандидат нам не подходит), но мы установили это однозначно, доказательно, а не интуитивно.

Для того, чтобы рекрутеры Кадрового Агентства Уникальных Специалистов владели этим навыком, мы регулярно проводим обучение рекрутеров и оценку самих интервью. Оценка проводится по чек-листу, отклонения корректируются. Таким образом, рекрутер не может себе позволить не выявить мотивацию, не применить разные методики оценки на интервью, опустить презентацию компании - даже если кандидат не подходит, т.к. это репутационные риски.

Качество переговоров с заказчиками подбора

Оценить кандидата на уровне рекрутера мало. Очень часто проблема возникает на следующих этапах при взаимодействии с нанимающим менеджером, будь то внутренний руководитель или внешний заказчик.

Что рекрутеру мешает закрывать вакансии на этом этапе? Руководитель отказывает по резюме, тянет с датой своего собеседования с кандидатом, после собеседования дает немотивированный отказ «не подошел, и все», «не понравился», «не наш». Проблема в том, что большинство рекрутеров принимают эти препятствия как данность бизнес-процесса подбора и просто ищут дальше. Это неверно.

Нельзя просто направить резюме кандидата с просьбой посмотреть. Если руководитель лоялен и предоставляет вам временные слоты для интервью с просьбой «приглашать всех», это тоже вредная привычка. Руководитель приглашает формально, и конверсия по таким собеседованиям в выход кандидата на работу или хотя бы следующий этап конкурса меньше в разы.

Это связано с тем, что этап презентации резюме помогает познакомиться с кандидатом заочно и более структурированно и продуманно провести и само собеседование, а значит, и оценка кандидата более формализована. Природа немотивированного отказа в том, кто руководитель до конца не разобрался, а рекрутер не смог помочь руководителю формализовать оценку по итогу собеседования.

Как быстро закрывать вакансии релевантными кандидатами?

На курсе Тренингового HR-центра КАУС-PRO Эффективный рекрутер кадрового агентства мы учим технологии презентации резюме, цель которой - согласовать встречу прямо в момент обсуждения резюме кандидата. Вы научитесь обсуждать итоги собеседований вместе с руководителями, занимать активную позицию, модерировать, задавать вопросы, помогающие самому руководителю дойти до взвешенного аргументированного решения.

Что это значит на практике? Благодаря конструктивной работе рекрутера на этапах переговоров по резюме и по итогам собеседования в конкурсе останется больше кандидатов - и руководителю будет легче выбрать своего будущего сотрудника, и вакансии будут закрываться быстрее.

Подробнее о воронке подбора и HR-метриках в рекрутинге мы рассказываем на вебинаре Воронка подбора. Анализ узких мест воронки.