" "

Проект подбора персонала: участники, роли, обязанности

Поговорим о принципах эффективного подбора и о том, как выстроить взаимодействие всех участников подбора так, чтобы успешно вывести на работу подходящего специалиста в кратчайшие сроки. Это очень важно для успеха подбора. Почему?

Проект подбора персонала: участники, роли, обязанности

Основная составляющая подбора – это люди. Это и рекрутеры, и нанимающие менеджеры, и кандидаты. Человеческий фактор очень чутко реагирует на глобальные события, будь то явление планетарного масштаба либо общая ситуация в отдельно взятой стране. Поэтому рекрутерам важно уметь оперативно подстраиваться под эти изменения, чтобы соответствовать реалиям рынка. 

О важных тенденциях, влияющих на успешность проекта подбора, говорили 9 апреля 2024 на встрече «Будут люди – будет бизнес» в Московской Школе Управления в Сколково: 

  • Работодатели активно жалуются на нехватку кадров. Самые большие сложности с подбором квалифицированных кадров – у работодателей, чья деятельность связана с сельским хозяйством и промышленностью. Не хватает инженеров, представителей рабочих специальностей (с последними настоящая беда во всех регионах России). Исследование «HR-вызовы-2021» указывает, что 90% работодателей в 2021 году столкнулись с проблемой набора кадров. События последних лет (пандемия, санкции в связи с проведением СВО), а также демографическая яма 80-90-х гг, о последствиях которой уже давно говорят специалисты по подбору персонала, создали тот самый дефицит квалифицированных кадров, отголоски которого мы будем ощущать еще очень долгое время.
  • В сфере подбора персонала произошла рокировка. Если раньше у работодателей был полный карт-бланш, благодаря которому они владели инициативой, сейчас борьба за кадры вышла на новый уровень. Количество вакансий гораздо выше количества резюме – это значит, что работодателям требуется гораздо больше квалифицированных специалистов, чем может предложить рынок труда. С 2022 года (а по утверждениям некоторых экспертов, гораздо раньше, с 2018-2019 ггг.) рынок труда стал рынком соискателя.
  • Статистические данные показывают, что около 50% сотрудников открыты к новым предложениям на рынке труда. Это значит, что половина сотрудников компании готовы сменить место работы, если получат более выгодное предложение. И речь идет не только о зарплате – на первый план для соискателей выходят другие мотивационные факторы: это может быть возможность карьерного роста, корпоративная культура, расположение офиса, гибкий график, возможность получить дополнительное образование или повысить свою квалификацию за счет работодателя и др.
  • Средний срок закрытия вакансий увеличился почти в 1,5 раза - опытных сотрудников стало найти гораздо сложнее, старые инструменты и методы снижают свою эффективность.

Воронка подбора неумолима: чтобы закрыть вакансию одним специалистом, рекрутеру необходимо ввести в работу более 100 релевантных резюме (соответственно, нерелевантных, неподходящих кандидатов, которые уже были отсмотрены рекрутером, в разы больше). 

Однако здесь нет ничего страшного: какие-то кандидаты не подойдут по требованиям вакансии, каким-то кандидатам не подойдет работодатель (да, кандидаты стали более требовательны к выбору потенциального работодателя). 

Нанимающему менеджеру презентуются 3-4 реальных кандидата, из которых в лучшем случае он выберет одного-двух, которым готов сделать оффер. Хорошо, если хотя бы один кандидат выберет оффер и трудоустроится. 

Плюс первоначальные 100 резюме, которые рекрутер задействовал в подборе - это уже невосполняемый ресурс: они релевантны лишь к моменту начала обработки рекрутером, и пройдет еще много времени, прежде чем можно будет собрать еще такое же количество подходящих резюме.

Поэтому сроки и качество подбора определяются в том числе и взаимной ответственностью нанимающего менеджера и рекрутера. Однако зачастую участники подбора понимают свой функционал очень узко. Рекрутер считает, что самое главное - просто найти кандидата и предоставить его резюме нанимающему менеджеру (руководителю). Руководитель включается только в момент назначенного собеседования и бракует кандидатов, ожидая идеального.

Далее расскажем обо всех этапах подбора и принципах распределения обязанностей сторон по ходу ведения проекта подбора персонала. 

Научим грамотному подбору уникальных и редких специалистов!
Прокачайте свои компетенции HR
Получить консультацию

Заявка на подбор

Нанимающий менеджер заполняет по внутренней утвержденной форме заявку на подбор специалиста. Рекрутер безотлагательно делает звонок нанимающему менеджеру, чтобы согласовать дату и время очных переговоров по снятию профиля должности.

Начинать подбор сразу после получения письменной формы нельзя - это абсолютно недостаточный объем информации для закрытия вакансии. Если выборка будет сделана некорректно, то и весь процесс подбора будет неэффективен. 

Нанимающий менеджер не должен изменять заявку подбора, когда процесс уже запущен. Если рекрутер получил требования по кандидату и услышал, что нужно искать «всех», а потом критерии подбора меняются «по ходу пьесы» - нам будет очень сложно вернуться к отработанным кандидатам.

Поэтому важно договориться о принципиальных требованиях по кандидату: кого мы точно пропускаем в конкурс, на этапе рекрутера, а кого мы точно не пропускаем и отбраковываем.

Чтобы встреча по снятию профиля прошла грамотно, рекрутеру нужно предварительно сделать короткий анализ рынка труда на данную позицию:

•    Оценка количества кандидатов по доступным платным источникам
•    Оценка уровня зарплат
•    Возможные альтернативы - гипотезы для поиска кандидатов и расширения воронки подбора. Гипотезы дают рекрутеру возможность продумать конкретную механику ресечинга – какие слова использовать в поисковых строках на job-сайтах, в профессиональных соцсетях, какие компании и должности использовать как «доноров» кандидатов и т.д.

Снятие профиля

«Начнем искать, а там посмотрим» - часто говорят нанимающие менеджеры, и рекрутеры ошибочно соглашаются на такую стратегию подбора. 

По нашему многолетнему опыту, снятие профиля должности должно проходить только устно и не может длиться меньше 40 минут. Правильными вопросами рекрутер может получить ту информацию, которая ему потом поможет:

  • во-первых, понять, тот ли кандидат подобран, подходит ли он на вакансию,
  • во-вторых, продать вакансию кандидату.

Мы уже писали о технологии снятия профиля. Но и это еще не все: именно в момент снятия профиля рекрутер устанавливает, а нанимающий менеджер принимает следующие правила взаимодействия по кандидату: 

  1. Как быстро нанимающий менеджер согласовывает встречи с кандидатами и в каком формате
    Делать перерыв между этапами конкурса больше 2-3 рабочих дней крайне не рекомендуется, а планировать встречу через неделю бессмысленно
  2. Как должны быть организованы собеседования нанимающего менеджера и какую информацию мы транслируем кандидатам на каждом этапе

Расскажем об этом подробнее чуть дальше. 

Важно помнить, что кандидатов по резюме и после собеседовании с рекрутером нанимающий менеджер должен обсуждать только устно! Именно в таком формате рекрутер может оперативно отреагировать на возможные сомнения нанимающего менеджера!

Часто работодатели сами затягивают принятие решения по кандидату: рекрутер может получить обратную связь наподобие «кандидат нравится, подходит, но давайте посмотрим еще, сравним, может, будет кто-то лучше» (как этого избежать, мы писали здесь). Потеря кандидата в процессе раздумывания и даже после получения им оффера – рядовая ситуация. 

Важно, чтобы рекрутер имел возможность обсуждать резюме кандидатов и самих кандидатов напрямую с нанимающим менеджером, даже если это собственник, генеральный или коммерческий директор, или начальник производства, которого все время нет на месте.

Не стоит передавать обратную связь через посредников.- секретарей, помощников или HR- специалистов, не присутствующих на собеседовании. Мы должны получать обратную связь по кандидатам только от нанимающего менеджера, который проводил собеседование с кандидатом. 

HR-МЕНЕДЖЕР ЗА 3 МЕСЯЦА!


✓ Станьте экспертом в подборе персонала
✓ Полноценный онлайн-курс 12 недель
✓ Задания с обратной связью, закрепляющие материалы (стандарты, инструкции, скрипты, чек-листы)
✓ Анализ реальных интервью, кейсов оценки, статистики по воронкам
Подробнее

Воронка подбора. Организация потока кандидатов рекрутером

Процесс организации потока кандидатов рекрутером должен занимать 3-5 дней и задействовать все возможные ресурсы. Бывает, что даже рекрутеры с большим опытом работы ищут кандидатов только на HeadНunter или работают только по откликам. Бывает, что рекрутеры, наоборот, игнорируют отклики и делают только выборки.

Мы выделяем следующие этапы работы рекрутера в части организации воронки подбора:

•    Размещение публикации о вакансии на всех платных и бесплатных ресурсах
•    Работа с откликами кандидатов
•    Активный поиск кандидатов по вакансии с применением булев- запросов и других специальных технологий поиска
•    Качественное короткое телефонное интервью с назначением собеседования
•    Очные собеседования рекрутера с кандидатами

Организация интервью у нанимающего менеджера

Рекрутер составляет и отправляет нанимающему менеджеру пул подходящих под требования вакансии резюме кандидатов. И далее устно, и только устно (на это не требуется много времени, буквально 3-5 минут) презентует кандидата нанимающему менеджеру.  За то же время нанимающий менеджер согласовывает возможные слоты для собеседований с подходящими кандидатами. 

Студенты на наших курсах часто задают вопрос «Почему презентацию резюме нужно делать устно, а не письменно?»

Когда рекрутер презентует резюме устно, помимо самих данных, он передает нанимающему менеджеру свою предварительную оценку, и нанимающий менеджер уже заочно немного знакомится с кандидатом. Это косвенно влияет на то, как будет проводиться собеседование нанимающего менеджера с кандидатом – оно становится более логичным и подготовленным, т.к. нанимающий менеджер уже принял во внимание предварительную оценку кандидата от рекрутера. 

Этот устный контакт экономит очень много времени.

Если рекрутер направит резюме письменно, нанимающий менеджер открывает его, читает и начинает сомневаться, а тот ли это кандидат, который нужен. Кроме того, его могут отвлечь рабочими вопросами.

Если рекрутер пытается в этот момент получить от нанимающего менеджера письменную обратную связь и отстаивать кандидата, это создает лишние телодвижения, которые только затягивают время принятия решения со стороны нанимающего менеджера. А драгоценное время между тем уходит… 

Поэтому здесь очень важно разделить зоны ответственности.

Ответственность рекрутера – искать, оценивать, презентовать и продвигать кандидата. Ответственность нанимающего менеджера – принимать презентацию кандидата и содействовать рекрутеру – не затягивать принятие решения, своевременно назначать и проводить интервью с кандидатами. 

Однако часто случается так, что как раз организация и проведение интервью с кандидатами оказывается у нанимающих менеджеров самым слабым звеном. 

Нанимающий менеджер проводит собственные очные или очно-удаленные собеседования с кандидатами на оценку соответствия профилю должности по профессиональным и личностным качествам, а также оценку мотивации кандидатов. Он также продает вакансию кандидатам и обсуждает условия сотрудничества (проблема в том, что не всегда нанимающий менеджер умеет делать это грамотно, тогда как это умение является важнейшим для рекрутера).

Важно понимать, что это уже конец общей воронки подбора, и на этом этапе мы имеем дело с отобранными кандидатами, соответствующими профилю должности не менее, чем на 80%. Задача нанимающего менеджера на этом этапе - не столько отсечь, сколько отобрать самого подходящего кандидата. 

Подпишитесь на наш блог и получайте самую актуальную и полезную информацию для рекрутера!

Подписаться на рассылку
Подпишитесь на нашу новостную и рекламную рассылку, чтобы не пропустить важные новости о наших новых курсах и акциях

Принципы эффективного интервью

Итак, как должно быть организовано собеседование нанимающего менеджера и какую информацию мы транслируем кандидатам на каждом этапе?

  1. Оно должно быть организовано и структурировано, иначе нанимающему менеджеру просто не удастся запланировать его в свои слоты. Интервью с квалифицированным специалистом в среднем занимает не менее 40−60 минут.
  2. Интервью изначально должно быть направлено на оценку каких-то определенных заданных параметров: нельзя просто «поговорить по душам» и сделать интуитивный вывод «это хороший человек» или «это плохой человек». В рекрутинге таких понятий нет, кандидат может либо подходить, либо не подходить по требуемым параметрам.
  3. Не только мы оцениваем кандидата – они тоже выбирают будущих работодателей, поэтому интервью в любом случае должно быть направлено на привлечение релевантных кандидатов. Неотъемлемая часть любого интервью – презентация вакансии и компании, условий работы. Будьте честны с кандидатом, давайте прозрачную и точную информацию – тем самым вы повысите шансы на то, что релевантный кандидат выберет именно вашу компанию. 

Что такое структурированное интервью? Это значит, что интервью должно проводиться по определенным алгоритму. Мы рекомендуем проводить именно структурированное интервью, т.к. это универсальная технология, охватывающая и оценку соответствия вакансии, и личности, и мотивации. Также структурированное интервью имеет четкую и понятную структуру, которой легко может придерживаться даже начинающий рекрутер.

Итак, первые 3−5 минут структурированного интервью:

•    Начало собеседования: приветствие, знакомство 
•    Регламент встречи: время, этапы
•    Самопрезентация кандидата: просьба рассказать о себе

Часто рекрутеры и нанимающие менеджеры не видят смысла в самопрезентации кандидата в начале, начинают сразу презентовать вакансию. Это неверно – лучше четко придерживаться схемы структурированного интервью. 

После того, как кандидат немного рассказал о себе, начинается собственно интервью. Технология структурированного интервью предполагает, что это будет биографическое интервью - интервью по резюме, по местам работы, по задачам, по достижениям, по мотивации, по личностным качествам. Интервью занимает не менее 20−30 минут.

К моменту окончания интервью рекрутер, как правило, способен сделать максимально возможные выводы по кандидату. Теперь можно переходить к презентации компании-работодателя и вакансии. В эту же часть входят вопросы кандидата рекрутеру – по вакансии, по компании, по условиям работы, по заработной плате, как он оценивает предложение в целом и т.д. Это  занимает где-то в среднем 15−20 минут в интервью. 

После сессии взаимных вопросов и ответов наступает время завершающей части собеседования - это буквально 3-5 минут. На этом этапе необходимо достичь договоренностей, как будет выглядеть обратная связь кандидату по итогам собеседования.

Далее, после того, как состоялось собеседование кандидата с будущим работодателем, рекрутер собирает обратную связь от нанимающего менеджера. Делать это необходимо устно, задав нанимающему менеджеру определенный пул вопросом.

Итогом обратной связи должен стать один из трех возможных результатов по кандидату:

•    оффер, 
•    следующий этап конкурса, 
•    отказ по критериям изначальной заявки. 

Если нанимающий менеджер выбирает третий вариант, причины отказа должны быть очень четко сформулированы. В этом случае требования к кандидату быстро корректируются, рекрутер понимает, как нужно реорганизовать и изменить процесс, чтобы поток кандидатов стал более точечным. 

Обратная связь по кандидату — исключительно устные переговоры рекрутера и нанимающего менеджера. Организация выхода кандидата на работу

Мы не случайно вынесли этот пункт в финал нашей статьи. Этот этап занимает не более 5-10 минут времени нанимающего менеджера, однако он необычайно важен. Если заказчик подбора пишет рекрутеру письменный отказ после собеседования, рекрутеру следует настоять на устной обратной связи, т.к. он вынужден калибровать свои действия по подбору, а письменная коммуникация очень сильно затягивает этот процесс.

Завершающий этап перед закрытием вакансии - организация выхода кандидата на работу, подготовка нанимающего менеджера и кандидата к трудоустройству, профилактика срыва выхода кандидата. 

В последнее время отказов кандидатов на этапе от принятия оффера до выхода стало больше – узнав о том, что кандидат готов сменить место работы, текущий работодатель, отлично понимая, что поиск нового кандидата обойдется дорого и затратно по временным ресурсам, всеми силами старается удержать специалиста в своей компании. Это дает кандидатам возможность договариваться о лучших условиях для себя, не покидая текущее место работы. 

Поэтому очень важно, чтобы оффер был сделан как можно скорее. При этом период отработки кандидатом на предыдущем месте работы тоже должен сопровождаться периодическим общением рекрутера и кандидата. Мы уже писали об этом в одной из наших статей.

7 мая 2024 года стартует онлайн-вебинар Как взять вакансию в работу: 7 правил, без которых нельзя начинать подбор, на котором мы подробно расскажем, как вести работу над вакансией и грамотно взаимодействовать с заказчиком подбора в новых реалиях рынка. Скачайте схемы распределения обязанностей по проекту подбора и не забудьте зарегистрироваться на вебинар!

Интересные статьи по теме