Правила переписки с кандидатом: как заинтересовать и добиться ответа

Наш опыт показывает, что первыми попытками, конечно, должны быть звонки, но далее с кандидатами смело можно продолжать общение через мессенджеры или почту, расширяя тем самым воронку. По нашему опыту главное знать, как влиять в переписке. Об этом и расскажет наш руководитель сорсингового направления Онищук Анна Александровна.

Преимущества

1. Экономия времени: переписка позволяет отправлять несколько сообщений сразу, тем самым увеличивая количество обработанных заявок за короткий срок. Это полезно на начальном этапе подбора, когда важно собрать максимальное количество откликов.
2. Асинхронное общение: в отличие от звонков, текст не требует моментальной реакции. Это даёт возможность спокойно ознакомиться с предложением и ответить в удобное время.
3. Точный контроль информации: в письмах можно более чётко и лаконично донести информацию о вакансии, компании и условиях сотрудничества, что снижает вероятность недопонимания.

Главная задача переписки: привлечь внимание и привести к действию

Основная цель — это не просто информирование о вакансии, а активное привлечение внимания и побуждение к конкретному действию. Запрос должен быть построен так, чтобы с первых строк заинтересовать кандидата и вести его к следующему шагу — отклику, звонку или встрече. Мы абсолютно уверены, что просто информация останется без внимания со стороны кандидата. Каждое сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию: "Давайте созвонимся", "Что скажете, обсудим детали?", "Выберите удобное время для звонка". Это подталкивает к активному взаимодействию.

Структура сообщения в социальных сетях

Персонализация — это ключевой элемент. Когда сообщение выглядит индивидуально и адресовано конкретному человеку, это значительно повышает шансы на отклик. Мы предлагаем несколько способов, как эффективно использовать персонализацию:

1. Обращение по имени

Использование имени — первый и самый простой шаг к персонализации. Это создаёт ощущение, что вы обращаетесь непосредственно к человеку, а не отправляете массовое сообщение.

Здравствуйте, Анна!

Такое простое обращение делает коммуникацию более человеческой и располагающей к ответу. Не секрет, что сейчас многие CRM позволяют делать персонализированные рассылки. Потрудитесь с настройками той системы, в которой Вы ведете базу кандидатов и Вам будет раз и навсегда проще вести письменную коммуникацию.

2. Упоминание опыта или достижений

Насмотря на то, где вы нашли человека на работных сайтах или через LinkedIn или другую социальную сеть, упомяните конкретные достижения из профиля или резюме. Это покажет, что вы действительно ознакомились с опытом и считаете его подходящим для вакансии.

Вижу, что у вас большой опыт работы с проектами в IT-сфере — это именно то, что нам нужно для нашей команды!

Увидела Ваше резюме на Hh. Интересен Ваш опыт инженера-конструктора по аэродинамике.

Такой подход сразу привлекает внимание, так как кандидат понимает, что вы сделали домашнюю работу и знаете, чем он занимается.

3. Описание компании и вакансии

Важно указать, кто вы и какую компанию вы представляете. Кратко расскажите, чем занимается фирма и почему кандидат может быть ей интересен. Однако важно не перегружать сообщение информацией, фокусируясь на том, что наиболее релевантно.

Я представляю компанию [название], мы занимаемся разработкой инновационных решений в сфере финтех. Сейчас у нас открыта вакансия ведущего разработчика, и ваш опыт может идеально подойти.

4. Призыв к действию

Каждое сообщение должно заканчиваться конкретным предложением — это может быть приглашение на звонок, предложение выбрать удобное время для встречи или задавать вопросы. Мы рекомендуем в этой части не быть формальными и официальными. Мы все люди, лучше сработает искренний человеческий посыл:

Давайте обсудим детали вакансии, выберите удобное время для короткого звонка!

Давайте созвонимся, чтобы обсудить предложение и вопросы?

Напишите, пожалуйста, если еще находитесь в поисках работы и готовы обсудить вакансию.

С удовольствием расскажу о вакансии, давайте обсудим подробнее?

Главные правила переписки через социальные сети

1. Краткость

Сообщение должно быть коротким и ёмким. Кандидаты получают множество предложений и не хотят тратить время на длинные письма. Чем короче и точнее сообщение, тем больше шансов, что оно будет прочитано до конца.

Оптимальная длина: 3-4 предложения, где вы кратко представитесь, укажете вакансию и предложите созвониться.

Добрый день, Александр! Я представляю компанию [название], и мы ищем разработчика с походим опытом на проект в сфере финтех. Давайте обсудим подробности онлайн?

2. Не перегружайте сообщениями ссылками

Избыток ссылок в сообщении может вызвать ощущение навязчивости или даже спама. Рекомендуется использовать максимум одну ссылку — на описание вакансии или сайт фирмы. Важно, чтобы она была органично вписана в текст, а лучше зашито в текст, как кликабельное слово. Это сохраняет легкость сообщения, но делает его функциональным.

Мы сейчас ищем специалиста на позицию DevOps-инженера. Вот ссылка на полное описание вакансии — [ссылка]. Давайте обсудим детали?

Если вам нужно отправить подробную информацию, лучше делать это во втором сообщении, после того как кандидат заинтересуется предложением.

3. Переход на "ты" — когда это уместно

В некоторых случаях, особенно при общении с IT-специалистами, можно переходить на "ты". Эта неформальная форма общения помогает выстроить более доверительные и комфортные отношения, особенно если ваша цель — привлечь талантливых и востребованных людей, которые ценят неформальный стиль общения.

Когда уместно на "ты":

• Общение с IT-специалистами и маркетологами, где неформальный стиль общения более принят.
• В ситуациях, когда человек уже использует неформальный тон в своем профиле (например, в Telegram или на GitHub).

Пример для IT-специалиста:

Привет, Алексей! Мы ищем опытного backend-разработчика на крупный проект в сфере финтех. Твой опыт в [технология] нам точно подойдёт. Давай созвонимся и обсудим детали?

Когда лучше избегать на "ты":

• В официальных платформах вроде LinkedIn, если профиль оформлен строго профессионально.
• Если вы не уверены в реакции, начните общение на "вы", чтобы проявить уважение.

Переписка через электронную почту

Контакт через почту несколько отличается, потому что кандидат в первую очередь видит не текст письма, а тему письма. Тема письма — один из самых важных элементов. Помните, что это первое, что увидит получатель, и от того, насколько удачно она сформулирована, зависит, откроет ли он ваше письмо. Тема должна быть лаконичной, привлекающей внимание и обязательно персонализированной.

Как персонализировать тему?

Персонализация темы включает использование имени, упоминание опыта или навыков, а также добавление деталей, которые сделают сообщение более индивидуальным. Вот несколько советов:

1. Используйте имя

Алексей, ваше резюме впечатлило нас — давайте обсудим вакансию!

1. Упомяните конкретный опыт или навык: если вы знаете, что кандидат обладает уникальными навыками или опытом, добавьте это в тему. Это подчеркивает вашу внимательность и заинтересованность.

Ольга, ваш опыт в управлении проектами идеален для нашей команды!

1. Будьте конкретны и избегайте шаблонов: не используйте общие фразы вроде "Интересное предложение" или "Вакансия для вас". Чем более точной будет тема, тем выше шансы на открытие письма.

Ирина, как вам возможность стать нашим новым Team Lead в финтех-проекте?

Примеры удачных тем

• Анна, ваш опыт в маркетинге привлек наше внимание — давайте обсудим вакансию!
• Максим, вакансия DevOps-инженера в [компания] ждет вас — готовы поговорить?
• Алексей, хотим пригласить вас в команду разработки в [компания]!

Что писать внутри электронного письма

Эффективное электронное письмо — это не только персонализированная тема, но и продуманная структура.

1. Первый абзац: причина написания письма и предложение карьерного роста

Первый абзац — это ключевая часть, которая должна сразу привлечь внимание. Начните с того, зачем вы пишете кандидату вместо традиционной длинной презентации компании, и сосредоточьтесь на выгодах для кандидата, а не только на закрытии вакансии. Это создаёт ощущение, что вы заинтересованы в карьере кандидата.

Если бюджет позволяет, можно уже в первом абзаце указать предполагаемую зарплату.

Пример:

Здравствуйте, Алексей! Меня зовут Марина, я представляю компанию [название]. Мне понравился ваш опыт работы в разработке мобильных приложений, особенно проекты, связанные с финтех. Мы сейчас ищем ведущего разработчика на новый амбициозный проект. Ваша квалификация может помочь вам сделать значительный карьерный шаг, и я уверена, что это предложение будет интересным для вас. Мы готовы обсудить зарплату в диапазоне 250-300 тысяч рублей.

Степан, добрый день, Меня зовут Светлана. Я специалист по подбору персонала. В связи с появлением новых проектов и расширением производства, в поиске инженеров-конструкторов с опытом работы в авиационной отрасли. Интересны ваши знания и опыт работы в области авиастроения.

Как видите, эти правила можно применить и при общении с кандидатом современных, актуальных направления, таких как ИТ, маркетинг, и при общении с кандидатом в более строгих и формализованных направления, таких как авиастроение или медицина

2. Второй абзац: описание компании и её достижения

Во втором абзаце важно кратко и содержательно рассказать о фирме. Это поможет понять, кто вы такие и чем может быть интересны. Здесь же можно упомянуть текущие достижения, ключевые проекты или отличительные черты, которые делают компанию привлекательной для работы.

[Название] — это лидирующий разработчик решений для финтех-отрасли. Мы уже более 10 лет помогаем банкам и стартапам реализовывать инновационные технологии. Одним из наших недавних достижений стало внедрение системы онлайн-банкинга, которая получила премию «Лучший финтех-проект года». Сейчас мы развиваем новый продукт, и нам нужен сильный разработчик для его успешного запуска.

Предлагаем вам рассмотреть карьерные шаги в одном из ведущих предприятий авиационной отрасли. Вакансии интересны условиями по заработной плате, узкого профессионального роста. Полное описание вакансий доступно по ссылкам:

3. Заключение: Призыв к действию

Каждый запрос должно заканчиваться конкретным призывом к действию. Не оставляйте пространство для сомнений, дайте чёткое указание, что делать дальше: предложите обсудить детали, выбрать удобное время для звонка или задать вопросы.

Что скажете, давайте обсудим это предложение подробнее? Выберите удобное для вас время для звонка, и я буду рада ответить на любые вопросы!

Вам интересно было бы узнать подробности, давайте обсудим в удобное Вам время?

Отсутствие ответа от кандидата: что делать

В процессе подбора персонала рекрутеры КАУС часто сталкиваются с ситуациями, когда человек не отвечает на письмо или звонок. Мы искренне рекомендуем не расстраиваться и не оставлять попытки. Мы много раз убеждались, что ошибочно полагать, что кандидат не заинтересован, если тот не отвечает на первое сообщение. Важно не сдаваться, чтобы не упускать ценных специалистов. Опытные рекрутеры знают, что на самых квалифицированных людей нужно тратить дополнительные усилия, особенно если они идеально подходят на позицию.

Мы советуем смело отправлять повторный запрос через три дня после первого сообщения. Оно должно напоминать о предыдущем обращении, содержать информацию о позиции и ссылку.

"Николай, добрый день! К сожалению, я не получила от вас ответа на мое предыдущее письмо с предложением о работе на вакансию [название]. Меня зовут Марина, представляю компанию [название]. Ознакомьтесь с нашим предложением по ссылке."

«Артем, добрый день, Я уже писала Вам пару дней назад насчет наших открытых вакансий и ваш опыт, описанный в резюме, меня очень заинтересовал. Ниже ссылки на вакансии. Возможно, вы пропустили письмо? Буду рада получить от обратную связь!»

Завершение текста важно не менее, чем его основная часть. Включите четкий призыв к действию. Например, предложите созвониться в конкретное время для обсуждения деталей:

"Предлагаю созвониться завтра в 15:00, чтобы обсудить ваше участие в проекте. Жду вашего ответа. Мой номер телефона для связи: [номер]. Пишите или звоните в любое время, если у вас возникнут вопросы."

Это поможет кандидату почувствовать себя более вовлеченным в процесс.

Пример из практики: три письма — три попытки

Приведем реальный кейс, который произошел недавно. Один из наших рекрутеров, занимаясь поиском разработчика, отправил три письма. Ответ пришел на третье несмотря на то, что кандидат видел предыдущие два. Специалист позже поблагодарил рекрутера словами «как хорошо, что вы написали мне еще раз, я все время видел ваши письма, но мне не хватало времени ответить, потому было уже как то-то нелепо». Это отличный пример того, что не стоит делать выводы за человека — многие из них могут быть просто заняты, но заинтересованы.

Работая в режиме холодного поиска, важно помнить, что многие не находятся в активном поиске работы, но могут быть открыты для предложений. Настойчивость — ключ к успеху в таких случаях. Важно продолжать контакт и создавать возможность для диалога.

Пять правил успешного текста

Для эффективной коммуникации мы выделили пять ключевых правил:

1. Лаконичность: будьте кратки и по существу. Избегайте длинных вступлений и лишней вежливости. Каждое слово должно нести смысл и работать на результат.
2. Профессионализм: переписка с рекрутером часто формирует первое впечатление. Избегайте жаргона и чрезмерного использования смайлов, даже если общение происходит в неформальной среде.
3. Персонализация: пишите от первого лица. Показывайте, что вы - реальный человек, заинтересованный в общении, а не обезличенная компания.
4. Тактичность: избегайте излишней эмоциональности и множества восклицательных знаков. Письмо должно быть в рамках делового этикета, даже если оно носит неформальный характер.
5. Быть собой: старайтесь не использовать стандартные шаблоны из интернета.

Теперь, когда основные принципы ясны, вам предстоит применить их на практике. Создайте свои собственные шаблоны писем, основываясь на приведённых рекомендациях, и поделитесь ими с коллегами. Лучшие примеры станут частью общей базы знаний, что поможет улучшить процесс подбора персонала и сделать его более эффективным.

Приглашаем вас принять участие в нашем вебинаре «Приглашение на интервью как первичный отбор кандидатов». На вебинаре мы подробно рассмотрим эффективные стратегии первичного взаимодействия, как грамотно приглашать на интервью и как сделать это приглашение мощным инструментом отбора.

Для кого будет полезен вебинар:

• Рекрутеры
• HR-менеджеры
• Руководители отделов
• Специалисты по подбору персонала

Не упустите возможность улучшить свои навыки и сделать процесс подбора персонала ещё эффективнее! Ждем вас на вебинаре.