Сегодня мы поговорим об очень важной и интересной теме — выходное интервью, также известное как интервью при увольнении или, как модно говорить, exit interview. Важно понимать, что в кадровом агентстве мы не всегда можем проводить такие интервью на стороне клиента. Поэтому данный материал будет особенно полезен для сотрудников, работающих внутри компании.
Выходное интервью — это мощный инструмент для роста компании. Оно способствует укреплению HR-бренда, а также предоставляет ценную информацию, которая может быть использована для улучшения бизнес-процессов и, конечно, для более эффективного подбора персонала.
Основная цель выходного интервью
Как и в любом процессе, начнем с целей. Главная задача такого интервью — получить честную обратную связь от сотрудников, которые покидают вашу компанию. Какие аспекты важно выяснить?
- Узнать, насколько сотрудники в целом удовлетворены работой в компании.
- Определить, насколько комфортна рабочая среда и что в ней можно улучшить.
- Выявить "узкие места" в бизнес-процессах, взаимодействии с руководством или в других аспектах, которые могут быть неудовлетворительными.
Эти ответы помогают не только решить текущие проблемы, но и предотвратить их в будущем.
Преимущества проведения exit interview
1. Откровенность сотрудников
Уходящий сотрудник чаще всего более открыт и готов делиться своими наблюдениями и мнением, потому что:
- Он уже принял решение об увольнении.
- Ему нечего терять, и он не боится последствий своей откровенности.
Информация, которую он озвучит, часто остаётся недоступной в период его работы. Это помогает компании выявить то, о чём сотрудники умалчивают, находясь в штате.
2. Сохранение ценных кадров
Иногда, в ходе правильно проведённого выходного интервью, можно не только получить информацию, но и... удержать сотрудника.
Да, сотрудник, принявший решение об увольнении, может быть не до конца уверен в своём выборе. Например:
- Он мог достичь "точки кипения".
- Проблема, которая спровоцировала увольнение, может быть решена в рамках конструктивного диалога.
В таком случае спокойный разговор с обсуждением причин его недовольства и возможных решений способен убедить сотрудника остаться. Это не только сэкономит ресурсы на подбор нового специалиста, но и повысит его лояльность к компании.
3. Корректировка процесса подбора персонала
На основе полученных данных вы можете:
- Создать более точный портрет кандидата. Например, учитывать, какие требования и ожидания сотрудников не соответствовали условиям работы. Это позволяет избежать недоразумений с будущими сотрудниками.
- Актуализировать описание вакансии. Сделать её более привлекательной для соискателей, добавив выгодные аспекты, соответствующие рыночным условиям.
Если сотрудник указывает, что причиной увольнения стали стагнирующие зарплаты, это сигнал к пересмотру компенсационной политики. Например, человек может сказать: "Мне предложили в другой компании за ту же работу на 30–40 тысяч больше."
В таком случае важно оперативно реагировать, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке труда, который характеризуется быстрыми изменениями, и работодателю важно держать руку на пульсе.
- Зарплаты растут, и компании, не следящие за этими изменениями, рискуют терять ценных специалистов.
- Демографическая ситуация вынуждает работодателей пересматривать возрастные ограничения. Если раньше компании предпочитали сотрудников до 45 лет, то сейчас готовы рассматривать специалистов до 60–65 лет.
Это данные, которые необходимо учитывать для долгосрочного планирования.
4. Защита HR-бренда
Одной из самых важных задач выходного интервью является предотвращение репутационных рисков.
Если причиной увольнения являются конфликты, обиды или чувство несправедливости, у сотрудника может появиться желание выразить своё недовольство через: негативные отзывы на специализированных платформах и распространение информации о компании в невыгодном ключе.
Профессионально проведённое интервью даёт возможность поговорить с человеком, выяснить причины его негатива, выслушать его мнение и смягчить общее впечатление о компании. Это не только предотвращает распространение плохих отзывов, но и оставляет за организацией репутацию, основанную на уважительном отношении к сотрудникам.
Ситуация, когда бывший сотрудник возвращается в компанию, не редкость. Более того, это может быть выгодным решением, поскольку:
- Офер бывшему сотруднику — это возможность вернуть специалиста, который уже знаком со спецификой вашей компании, что сокращает время на адаптацию.
- Это также положительно влияет на HR-бренд, демонстрируя, что компания сохраняет хорошие отношения с экс-сотрудниками.
Кроме того, если расставание с сотрудником прошло на позитивной ноте, он может рекомендовать вашу компанию своим новым коллегам или знакомым, улучшая её репутацию на рынке труда.
Таким образом, поддержание связи с бывшими сотрудниками становится важным аспектом формирования устойчивого HR-бренда.
Основные правила проведения выходного интервью
Как и любой другой вид интервью, выходное имеет свои правила, соблюдение которых позволяет сделать процесс конструктивным и продуктивным.
1. Обеспечение конфиденциальности
Разговор должен быть полностью конфиденциальным. Это подразумевает:
- Проведение беседы тет-а-тет в отдельном помещении.
- Отсутствие посторонних сотрудников.
Важно создать атмосферу доверия, чтобы сотрудник мог откровенно поделиться своими мыслями.
2. Разделение эмоций и конструктива
Выходное интервью — это не экзамен и не разбирательство. Его цель — не выяснять, кто прав, а кто виноват, и не обсуждать причины увольнения в негативном ключе.
Это должен быть конструктивный диалог, спокойная и доверительная беседа, которая помогает получить полезную информацию.
3. Нейтральный стиль общения
Проводить интервью должен сотрудник, не вовлечённый в конфликтные ситуации или отношения с увольняющимся работником. Это должен быть, например, менеджер по персоналу или кадровый специалист, который:
- Не является прямым руководителем увольняющегося.
- Не ставил перед ним задачи.
- Мог быть участником его подбора или адаптации, но не оказывал прямого влияния на рабочие процессы.
Такая нейтральная позиция помогает избежать предвзятого отношения и создать комфортную обстановку для диалога.
4. Добровольность процедуры
Выходное интервью должно быть добровольным. Сотруднику нужно предложить пройти интервью, объяснив его цели и значимость. Важно дать человеку выбор: принять участие или отказаться.
Формулировка приглашения тоже имеет значение. Например, вместо формального "Давай обсудим твоё увольнение", лучше сказать: "Мы проводим выходные интервью, чтобы узнать, как улучшить условия в компании. Если тебе удобно, можем обсудить это сегодня."
5. Разные форматы
Выходное интервью может проводиться в разных форматах. Устное интервью считается оптимальным вариантом, так как:
- Вы получаете больше информации благодаря возможности задавать уточняющие вопросы.
- Улавливаете контекст и эмоции собеседника.
- Можете оперативно реагировать на ответы, создавая "мостики" для обсуждения новых тем, как при классическом интервью.
- Устное интервью также помогает снять напряжение, успокоить увольняющегося сотрудника и сгладить возможные негативные эмоции.
Однако этот формат требует больше времени со стороны HR-специалиста.
Письменное интервью тоже имеет место быть:
- Это быстрее и удобнее для сотрудника, особенно если он не хочет общаться лично.
- Однако письменная форма ограничивает возможность глубокого анализа контекста и уточнения деталей.
Опросник для выхода
При проведении письменного интервью важно предложить сотруднику удобный для заполнения опросник. Вот несколько рекомендаций:
- Структура: формальные вопросы (например, периоды работы, должность) и оценочная обратная связь (личное мнение и размышления сотрудника).
- Длина: анкета должна быть компактной, умещаться на одном листе формата А4 (шрифт 12 или 14).
- Формат ответов: предоставьте как закрытые вопросы с вариантами ответов, так и возможность отвечать в свободной форме.
✓ Научим вести беседу по профессиональному алгоритму
✓ Отсекающие вопросы разных категорий
✓ Много интерактивной работы
✓ 1-2 часовая онлайн встреча и короткое домашнее задание
Примеры вопросов
Формальные вопросы:
- Как прошла адаптация на вашем рабочем месте?
- Какие у вас были обязанности, и как вы с ними справлялись?
- Были ли ваши ожидания от работы оправданы?
- Как сложились отношения с коллегами и руководством?
Вопросы для анализа причин ухода:
- В какой момент у вас впервые возникло желание искать новую работу или покинуть компанию?
- Это была конкретная ситуация? Если да, расскажите, что произошло.
- Пытались ли вы что-либо предпринять для решения этой проблемы, прежде чем принять решение об уходе?
Вопросы о репутации компании:
- Рекомендовали бы вы нашу компанию друзьям, знакомым или коллегам для трудоустройства? Почему?
Заключительные вопросы:
- Если в будущем вы останетесь без работы, рассмотрели бы вы предложение снова присоединиться к нашей компании? При каких условиях?
- Возможно, вы уже сейчас готовы остаться при определённых изменениях? Если да, каких?
Значение выходного интервью для HR
Внедрив практику проведения exit-интервью для каждого сотрудника, покидающего компанию, вы как HR-менеджер получите возможность:
- Оперативно реагировать на выявленные проблемы. Это позволит вносить своевременные изменения в кадровую политику, рабочие процессы и условия труда.
- Работать на благо компании. Управление персоналом с учетом полученной обратной связи — одно из ключевых направлений, которое действительно может способствовать развитию компании.
Exit-интервью — это эффективный инструмент для управления HR-брендом. Оно помогает улучшать репутацию компании на рынке труда, предотвращать негативные отзывы и поддерживать лояльность сотрудников. Также это и неотъемлемая часть кадровой политики. Своевременно полученные данные помогают корректировать стратегии подбора и удержания персонала, а анализ обратной связи позволяет формировать реалистичные профили кандидатов и оптимизировать вакансии.
