Как рекрутеру прописать порядок оплаты в договоре и минимизировать риски

Выбор между фиксированным окладом и процентом годового дохода

В договорах часто указывают либо фиксированный оклад, либо процент от годового дохода. Выбор зависит от ценовой политики. Фиксированный оклад, как правило, обходится клиенту дешевле. Наша минимальная ставка, основанная на проценте годового дохода, составляет 15%, что практически эквивалентно полутора окладам. Поэтому для нас более выгоден расчет в процентах.

Если наниматель указывает диапазон оклада, например, для главного бухгалтера от 200 до 250 тысяч рублей (в зависимости от квалификации специалиста), то расчет вознаграждения осуществляется от минимальной суммы — в данном случае, от 200 тысяч. Это позволяет обеим сторонам понимать, что агентство не получит меньшего вознаграждения, даже если клиент выберет менее квалифицированного специалиста на более низкий оклад, например, 180 тысяч.

Скачайте шаблон договора в конце статьи.

Способы расчета гонорара : 3 случая

Фиксированный оклад

КА может рассчитать свой гонорар на основе фиксированной оплаты труда кандидата, которую установило предприятие. Предположим, предприятию требуется бухгалтер с окладом 120 000 рублей. Агентство и заказчик договариваются о сотрудничестве.

Чтобы определить размер гонорара, применяется согласованный процент от годовой оплаты труда найденного сотрудника. Например, если установлена ставка 15%, то расчёт будет следующим:

• 120 000 × 0,15 = 18 000 (рублей).
• 18 000 × 12 месяцев = 216 000 (рублей)

Этот пример показывает, как мы можем использовать фиксированную оплату труда кандидатов для расчёта своего вознаграждения.

Совокупный доход

При подборе менеджеров по продажам, где основная часть зарплаты формируется из переменной части, расчет производится исходя из совокупного дохода, а не фиксированного оклада. Например, если оклад менеджера составляет 60 тысяч рублей, а совокупный доход — около 150 тысяч (включая KPI), то вознаграждение рассчитывается от этой совокупной суммы, так как фиксированный оклад не отражает реальный доход позиции.

Когда точная зарплата неизвестна, мы ориентируемся на доходы сотрудников с аналогичным стажем. Если нет данных по аналогичным позициям, предлагаем ориентировочно прибавить 20% к предполагаемому окладу, учитывая стандартные показатели успешности на данной позиции.

Если нет четкой системы продаж, агентство предлагает обозначить целевой уровень дохода, который обеспечит рентабельность позиции. В зависимости от целей и планов продаж, мы помогаем установить ориентировочную зарплату, при необходимости добавляя 20% к указанному окладу для учета переменных факторов.

Зарплатная вилка

Если заказчик просит найти кандидата на определённую позицию в рамках зарплатной вилки, то гонорар стоит рассчитывать от минимальной зарплаты. Например, если нужен директор с зарплатой от 250 до 400 тысяч рублей, то агентство берёт процент (18%) от 250.000 тысяч.

• 250 000 × 0,18 = 45 000 (рублей).
• 45 000 × 12 месяцев = 540 000 (рублей)

Даже если заказчик изменит своё мнение и будет готов принять директора за 180 тысяч, мы всё равно получим оговорённый минимум — 540 тысяч. Это позволит защитить интересы и гарантировать получение вознаграждения.

Стоимость услуг: где фиксировать 

Как говорили ранее точная стоимость услуг определяется в приложении. В самом договоре оговаривается, что Заказчик обязуется оплатить услуги Исполнителя в соответствии с условиями основного договора и приложений. Цена указана без учета НДС.

3.1. Заказчик оплачивает Исполнителю услуги по организации поиска, отбора и представления кандидатов в соответствии с требованиями настоящего договора и соответствующих приложений к нему.

3.2. Стоимость услуг по каждой вакансии определяется Сторонами в соответствующем Приложении к настоящему Договору.

В контексте пост-оплаты услуг существует риск задержки платежа после успешного завершения работы. Поскольку кандидат уже найден и соответствует требованиям, а также имеются его контактные данные, возникает вопрос о том, как кадровому агентству обеспечить своевременную оплату своих услуг.

Постоплата с момента выхода

 Постоплата услуг  — это форма расчётов, при которой агентство получает плату за услуги не до трудоустройства кандидата, а после того, как кандидат выходит на работу. Постоплата производится с первого рабочего дня кандидата, вне зависимости от адаптационного периода (например, 3-5 дней). Это важно. Обязательства считаются выполненными тогда, когда кандидат приступил к работе. День в день КА отправляет счет, и у заказчика есть 3 банковских дня. В случае необходимости срок может быть увеличен до пяти банковских дней.

В отдельных случаях, если должность требует обучения, агентство может согласовать особые условия. Однако, при подборе квалифицированного специалиста с опытом работы такой адаптационный период не считается стажировкой; для таких сотрудников предусмотрен испытательный срок, который не освобождает от оплаты услуг с первого дня работы.

В некоторых случаях заказчик может выразить желание оплачивать услуги  не сразу после выхода кандидата, а спустя определённый период времени — например, через месяц или после окончания испытательного срока. В таких ситуациях речь идёт уже не о постоплате, а об отсрочке платежа.

Чтобы учесть подобные пожелания и минимизировать риски, можно предусмотреть в договоре возможность отсрочки платежа с соответствующим увеличением процентной ставки. Это позволит компенсировать потенциальные финансовые потери, связанные с задержкой оплаты, и обеспечить стабильность своей деятельности.

Такой подход будет способствовать более гибкому взаимодействию с заказчиками и позволит предоставлять услуги на более выгодных условиях, учитывая индивидуальные потребности и возможности каждой стороны.

Страховка от неуплаты: как отразить в договоре

Стоимость услуг регулирование несвоевременной оплаты

Кроме того, в договоре предусмотрена неустойка за просрочку в размере 0,1% от суммы за каждый день задержки. Хотя накопление неустойки при длительной задержке может привести к значительным суммам, мы прибегаем к ее начислению только при обращении в суд. Обычно, если клиент задерживает оплату на срок до двух-трех недель, мы не выставляем ему пени. Однако, если уклонение от платежа происходит на протяжении более длительного времени (до года), что встречается редко, мы вынуждены обращаться в суд, где предъявляем не только основную задолженность, но и требуем взыскания накопленных пеней.

Также добавлен пункт, согласно которому при задержке средств на более чем пять дней сверх установленного срока наниматель теряет право на замену услуг, предусмотренное пунктом 2.1.6. Этот пункт закрепляет, что замена не производится при несвоевременной оплате.

2.1.6. В случае увольнения Специалиста в течение срока гарантийной замены, указанной в соответствующем Приложении, Исполнитель обязуется осуществить одну замену кандидата без оплаты. Увольнение кандидата подтверждается официальным письмом с обоснованием принятого решения. Замена не производится в случаях:

- если специалист фактически продолжает работать;

- несоблюдения трудового законодательства РФ в отношении Специалиста;

- несвоевременной оплаты всех оказанных услуг;

- увольнения в связи с сокращением штата компании, ликвидации предприятия, отсутствия необходимости в таком специалисте.

Поэтому в новом пункте еще раз подчеркивается недопустимость задержки. Если клиент предлагает исключить этот пункт, для нас это сигнализирует о возможных намерениях не соблюдать срок платежа. В таких случаях мы уточняем причины этого пожелания, указывая на возможность резервирования необходимых сумм. Данный пункт акцентирует важность своевременной оплаты, а также указывает на предусмотренную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств согласно действующему законодательству, в частности, Гражданскому кодексу.

4.2. При просрочке внесения платежа более чем на 5 (пять) дней после оговоренного  срока произведения полного расчета с Исполнителем, Исполнитель вправе отказаться от выполнения обязанности п. 2.1.6. настоящего договора, и при этом будет вправе требовать выплаты всей предусмотренной договора суммы.

Досудебная претензия, как способ мотивировать оплату счета

Для разрешения споров, возникающих из договора, установлен обязательный претензионный порядок. При возникновении разногласий до подачи искового заявления в арбитражный суд мы направляем досудебную претензию. Этот шаг позволяет в большинстве случаев урегулировать вопрос: получив претензию, наниматель, как правило, оплачивает долг. В случаях, когда досудебная претензия оказывается недостаточной, иск подается в суд для принудительного взыскания задолженности.

Все споры и разногласия, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением Сторонами обязательств по настоящему Договору,  передаются на рассмотрение Арбитражного суда г. Москвы.

Другие формы оплаты: предоплата, аванс, возврат средств 

Работа по предоплате

Наше агентство работает исключительно по пост-оплате, однако не все агентства придерживаются таких же условий. Важно понимать, как работать и с предоплатой.

Условия возврата предоплаты при закрытии вакансии клиентом

Необходимо заранее предупредить о том, что она невозвратна. Обезопасить себя, можно этими пунктами, для примера.

• Заказчик осуществляет 30% оплату суммы выполненных работ  до начала работ по факту получения счета и Акта  от Исполнителя, остальные 70% суммы по факту выхода кандидата на работу, не позднее 5 (пяти) банковских дней со дня получения счета на оплату.
• Если поиск кандидатов на заявленную вакансию перестает быть актуальным по любой причине, Заказчик в срок не более 3 (трех) рабочих дней информирует об этом ИСПОЛНИТЕЛЯ с тем, чтобы тот мог прекратить оказание услуг по заявке, ставшей не актуальной, 30% суммы оплаченных  до начала работы не возвращаются.

Работа по авансу

Если вносится аванс (например, половину стоимости), то эта часть считается оплатой за уже выполненную работу и не подлежит возврату.

В случае полной предоплаты возможно согласование возврата части средств, если агентство не сможет закрыть вакансию. Однако, если вакансия закрыта клиентом самостоятельно, предоплата остается как компенсация за оказанные услуги.

Минусы таких форм

Работа по предоплате, а не постоплате услуг, может иметь несколько минусов:

1. Если агентство не сможет предоставить подходящих кандидатов в оговорённые сроки, это может привести к потере доверия со стороны клиентов и ухудшению репутации на рынке.
2. Работа по предоплате может ограничить свободу в выборе методов поиска и отбора кандидатов, поскольку будет стремление выполнить условия договора и оправдать полученные средства.
3. Предварительная оплата может поставить КА в зависимость от требований и предпочтений заказчика, что может снизить гибкость и способность адаптироваться к изменяющимся условиям рынка труда.
4. В случае возникновения споров или конфликтов относительно качества предоставленных услуг или других аспектов сотрудничества, агентство может столкнуться с юридическими рисками, связанными с возвратом предоплаты или выполнением обязательств.

Заключение

Подбор и трудоустройство кандидатов требует тщательного подхода и ясного согласования условий на каждом этапе. Обсуждение стоимости услуг, механизмов оплаты, а также ответственности и гарантий, обеспечивает прозрачность и формирует четкие ожидания у обеих сторон. Применение фиксированных ставок, минимальных гарантий и систем оплаты, помогает гибко адаптировать процесс под разные категории вакансий и кандидатов, сохраняя интересы агентства. Дополнительные условия, такие как возможность релокации и механизмы взаимодействия при изменении требований, позволяют учитывать реальные потребности рынка труда и ожидания клиентов.

Соблюдение этих условий и точная регламентация всех процессов помогают избежать недоразумений и способствуют формированию устойчивых и долгосрочных деловых отношений.

Скачать шаблон договора

Читайте также: Что учесть рекрутеру в договоре оказания услуг по подбору персонала: разбор шаблона