Как рекрутеру правильно оформить результаты собеседования?

Что не записано, то потеряно. Это нужно принять как должное. Для рекрутера важно не только уметь проводить собеседование грамотно, но и эффективно обрабатывать информацию, полученную в процессе интервью.

Нельзя полагаться на свою память и считать, что вы сможете вспомнить все детали и принять обоснованное решение относительно кандидата. Вы также передаете полученную информацию коллегам и сохраняете ее для возможности вернуться к кандидату в будущем. Как корректно оформить отчет и комментарий после проведенного собеседования с кандидатом, рассказывает Виктория Царева, руководитель Тренингового HR-центра КАУС-PRO.

Оформление результатов проведенного собеседования осуществляется в следующих форматах:

1. Записи о кандидате в процессе собеседования
2. Оформление результатов собеседования в виде оценки кандидата на анкете и в базе данных, с которой работает компания или кадровое агентство
3. Оформление оценки проведенного собеседования с кандидатом в виде документа «комментарии о кандидате», который мы направляем заказчику подбора как краткий отчет о проведенном собеседовании и его итогах

Записи о кандидате в процессе собеседования

В процессе собеседования крайне важно принять четкое и однозначное решение о кандидате.

Недопустимы фразы вроде "может быть" или "мне кажется, кандидат подходит".

Даже опытному рекрутеру не следует полностью полагаться только на свою интуицию и профессиональный опыт. Рекрутеру необходимо внимательно наблюдать за кандидатом в ходе интервью и делать выводы о его соответствии требованиям вакансии исключительно на основании этих наблюдений.

При этом, чтобы оценка была корректной, этих наблюдений должно быть достаточное количество. Собеседование обычно длится от 1 до 1,5 часов, и за это время кандидат может проявить себя по-разному даже в отношении одного и того же требования. Именно поэтому крайне важно аккуратно фиксировать все свои наблюдения, чтобы оценка была объективной и грамотной.

Оформление результатов собеседования в базе данных

Всю информацию о каждом собеседовании консультант дублирует в базе данных. В период нестабильности способность бизнеса быстро находить и удерживать квалифицированных специалистов становится важной не только для развития, но и для выживания. Для решения этих задач рекрутеры все чаще применяют автоматизированные системы, которые улучшают эффективность процессов подбора.

Таких решений множество, мы не будем рассматривать их в этой статье. Вместо этого мы подчеркнем важность хранения и обработки информации о потенциальных кандидатах. Обладание собственной базой подходящих кандидатов на различные позиции упрощает поиск в будущем и позволяет начать подбор еще до публикации вакансии.

Если информация о кандидате не была сразу занесена в базу, возникает риск упустить ценного специалиста, который мог бы быть полезен как сейчас, так и в будущем.

Составление комментариев о проведенном собеседовании и отправка резюме заказчику подбора

Главный способ представления кандидата клиенту - это его резюме и презентация по телефону или в виде подробных комментариев к резюме. Резюме некоторых кандидатов рекрутеру приходится дополнять. Некоторые квалифицированные кандидаты имеют неполные и неактуальные резюме, так как долго работали в одной или двух компаниях и не обновляли свой опыт.

Чтобы резюме было одобрено, оно должно отражать весь релевантный опыт по вакансии. Но формат резюме не предполагает наличие оценки по результатам собеседования, поэтому, помимо самого резюме, рекрутеру важно составить грамотный, емкий и аргументированный комментарий для заказчика.

Требования к формированию комментария о кандидате

Основная цель комментария о кандидате - убедить заказчика встретиться с кандидатом (если, конечно, мы сами уверены в его достоинствах). В комментариях нужно кратко дать профессиональную оценку кандидата по тем критериям, которые невозможно оценить по резюме, а возможно оценить только в ходе личной встречи. 

1. Важно кратко указать наиболее ценный опыт кандидата. В отличие от резюме, рекрутеру важно увидеть конкретные достижения кандидата.
2. Описать мотивацию поиска работы и причины ухода с предыдущего места работы. Пояснить, что именно позволит кандидату работать длительный срок.
3. Обязательно упомянуть личные качества и характер кандидата, которые соответствуют требованиям работодателя и корпоративной культуре компании.
4. Если в резюме кандидата есть сомнительные моменты, которые могут вызвать вопросы у работодателя, необходимо указать на них в комментариях, затем обосновать свою позицию: например, этот недостаток объясним, или уже преодолен, или может быть рассмотрен как преимущество для данной вакансии.
5. При выражении положительных оценок стоит придерживаться делового тона. Оценка рекрутера не должна быть личной: "Мне очень понравился кандидат лично, это прекрасный человек, веселый, добрый, ответственный, умный, добропорядочный, активный, жизнелюбивый, энергичный". Стоит оставить только самое важное и точное.

Необходимо стремиться к тому, чтобы каждое подготовленное резюме, которое мы представляем заказчику подбора, закончилось интервью. Теоретически, если ва­кансия «горящая», вряд ли руководитель откажется встретиться с квалифицированным кандидатом, чье резюме столь тщательно подготовлено. Если же такое невероятное событие произойдет - остановитесь! На этом этапе вы должны либо снова расспросить заказчика о постав­ленной перед вами задаче и срочности ее решения, либо внести изменения в профиль вакансии, предварительно уточнив, кто именно тре­буется.

Приводим примеры комментариев, оформленных на реальных соискателей.

Комментарии по  собеседованию с кандидатом

Кандидат:  Елена

Вакансия:  помощник руководителя

Дата собеседования:

Опыт работы персональным ассистентом руководителя 3 года в крупном коммерческом банке. Соответственно участок работы личного помощника Елена знает досконально, что было подтверждено на собеседовании.

Девушка очень выдержанная. Отличная грамотная речь, умение держать себя, этикет, манеры на высшем уровне. Внешность приятная, соблюдает  деловой стиль.

 Мотивы выборы работы:

1. Личность руководителя (это должен быть очень сильный, властный, высокопрофессиональный человек)
2. Стабильность и серьезность компании
3. Заработная плата

Елене очень важно перед тем, как принять решение о выходе на работу, познакомиться со своим будущим руководителем, т.к. она справедливо полагает, что в связке "руководитель - персональный ассистент"  очень важна психо-эмоциональная совместимость.

Елена недавно начала работу в компании, в которой она точно, по ее словам, не задержится, т.к., хотя ее и брали на работу персонального ассистента, работа больше секретарская, с простым функционалом.  

Комментарии по собеседованию с кандидатом

Кандидат:  Сергей Николаевич

Вакансия:  директор по персоналу

Дата собеседования:

Положительными моментами данного кандидата являются:

• Наличие опыта руководства отделом по работе с персоналом более 3 лет.
• Данный кандидат (в отличие от большинства кандидатов на данную должность руководителя), возглавляя отдел в компании «Х», также сам лично вплотную занимался главными процессами – подбором, обучением, адаптацией, а не просто «координировал отдел и расставлял работников».
• Наличие большого опыта подбора персонала, в том числе опыт регионального подбора работников строительных специальностей.
• Хороший опыт обучения и адаптации персонала - в течение 6 лет проводил первоначальное обучение и тренинги, в том числе тренинги по продажам.

 

Комментарии по собеседованию с кандидатом

Кандидат:  Людмила

Вакансия:  менеджер по продажам ПЦР-оборудования

Дата собеседования:

Положительными моментами данного кандидата являются:

• Наличие практического опыта работы в медицинской лаборатории частной медицинской клиники в течение 2 лет, проведение ПЦР и ИФА-диагностики.
• Самостоятельно сформулированная мотивация работать в бизнесе по продаже медицинского оборудования.
• Активность и коммуникабельность кандидата выше среднего уровня.
• Готова рассматривать предложения по материальной мотивации. Ищет работу на испытательный срок от 40 000 рублей, на основной срок сориентирована на цифру от 65 000 рублей стартового оклада.
• Английский язык: технические переводы свободно, без словаря. Разговорный – средний бытовой (проверено консультантом).

 Собеседование с кандидатом проведено 23 октября. Еще до этого собеседования кандидат предупреждала, что сможет проходить следующие собеседования и выйти на работу только после 1 декабря.

Комментарии по собеседованию с кандидатом

Кандидат: Инна

Вакансия: главная медсестра стационара

Дата собеседования:

Положительными моментами данного кандидата являются: 

• Наличие действующего сертификата, высшей категории по сестринскому делу.
• Опыт работы старшей медсестрой – 6 лет (в подчинении -19 человек). Клиника государственная, ведомственная, но принимают также и коммерческих пациентов. Выполняет все обязанности старшей медсестры: контролирует персонал и направляет на обучение и повышение квалификации, ведет табели и ведомости, непосредственно взаимодействует с санэпидстанцией, контролирует санэпидрежим, ведет учет наркотических лекарственных препаратов, составляет заявки на закупку, совместно с заведующим отделением производит закупку оборудования. В госпитале предъявляются очень высокие требования к квалификации медсестер и административного персонала, применяются высокие стандарты обслуживания пациентов. Требовательна к подчиненным, но не конфликтная, постоянно контролирует знания медсестер по профессии, занимается обучением вверенного ей персонала.
• Активная, коммуникабельная, интеллигентная. Ответственно относится к своей работе, не боится большой загруженности. Хорошо знает все участки медсестринской работы, может встать на замену – не считает это для себя зазорным.
• Причина поиска работы – низкая заработная плата. Определяющие факторы для нового места работы – уровень клиники, отлаженная система управления, работа в стационаре, транспортная доступность, объем выполняемой работы (не хочет маленькую загруженность).  

Комментарии по собеседованию с кандидатом

Кандидат:  Нина Павловна

Вакансия:  главный бухгалтер

Дата собеседования:

Суммарный стаж работы главным бухгалтером 12 лет, из них 5 лет в области строительства. Кандидат имеет опыт успешного прохождения налоговых проверок, причем на двух местах работы даже без штрафов.  Активна и инициативна в плане выработки наиболее приемлемых алгоритмов работы бухгалтерии. Например, чтобы каждый сотрудник вовремя и качественно выполнял свою работу, разрабатывает специальные процедуры и регламенты, оптимизирующие объемы и сроки сдачи отчетности по каждому участку. Профессиональные навыки проверены тестом на профпригодность и сомнений не вызывают

Культура речи на высоком уровне, располагает к себе, вполне убедительна.

В вопросах руководства коллективом больше придерживается демократического стиля управления, но ситуацию всегда держит под контролем. Готова мотивированно отстаивать свою позицию, рассказывать о всех возможных налоговых последствиях и рисках. В тоже время  сама готова идти на компромисс, если понимает, что в процессе работы сможет скорректировать ситуацию таким образом, чтобы на выходе данные риски минимизировать.

Одним из достижений на предыдущих местах работы назвала следующее: смогла выстроить систему своевременного предоставления первичной документации другими структурными подразделениями, причем для  этого пришлось пойти на достаточно жесткие меры, предварительно заручившись поддержкой директора.

Мотив смены работы: поиск работы после смены места жительства в другом районе Москвы.