Как проводить телефонное интервью: полное руководство

Этот этап является обязательным, и рекрутеры нашего кадрового агентства провидят его всегда на любые позиции не зависимо от уровня позиции и последующих этапов конкурса.

Определение и основные концепции

Телефонное интервью — это короткий диалог, задача которого договориться о дате времени собеседования с релевантным кандидатом.  Таким образом короткие переговоры имеют три основные задачи:

• Оценить кандидата на релевантность
• Заинтересовать подходящих на вакансию людей
• Договориться о дате, времени, форме собеседования

Но помимо основных задач ряд дополнительных:

• Провести переговоры за минимальное время, потому что подобных звонков много
• Ответить на встречные вопросы
• Управлять диалогом, чтобы не получилось, что это кандидат проводит интервью и многое другое.

Преимущества короткого телефонного интервью

1. Значительное сокращение время подбора, особенно если нужно оценить большое количество соискателей. Это происходит потому, что встречи мы организуем только с подходящими и мотивированными кандидатами. Это особенно важно для массовых позиций или начальных этапов отбора.
2. Позволяют делать воронки большими. Мы можем созвониться с людьми, которых посчитали подходящими на вакансию и обсудить ее, быстро отсеиваем неподходящих людей, но успеваем перепроверить гипотезы.
3. Можно проводить в любое удобное время, что делает процесс гибким как для рекрутера, так и для кандидата. Отсутствие привязки к месту даёт возможность общаться с людьми из других городов и стран.
4. Многие специалисты чувствуют себя более комфортно. Отсутствие необходимости приезжать в офис, а также возможность обсуждать квалификации в привычной обстановке уменьшает напряжение.
5. Требует минимальных затрат. Нет необходимости арендовать офисные помещения или тратиться на транспорт.

Недостатки

1. Один из главных минусов — невозможность увидеть человека. Визуальные сигналы, такие как язык тела, мимика и жесты, важны для оценки уверенности, искренности и профессионализма соискателя.
2. Сложно оценить полные коммуникационные навыки, особенно если должность требует взаимодействия с клиентами или представления компании. Тон голоса не так информативен, как полноценное общение лицом к лицу.
3. Проблемы со связью негативно влияют на процесс. Плохое качество звука, задержки в ответах или внезапные прерывания вызова создают неудобства.
4. Иногда сложнее установить доверительный контакт. Отсутствие личного присутствия помешает обеим сторонам полностью раскрыться.

Как подготовиться: практическое руководство

1. Определите цель

Обычно телефонное собеседование направлено на:

• Предварительную оценку соответствия кандидата формальным требованиям вакансии: наличие необходимого образования, знаний, опыта.
• Определение мотивации и интереса к работе.
• Доведение кандидата на полноценное собеседование.

Понимание цели, поможет составить правильные вопросы и получить нужную информацию за короткое время.

2. Подготовьте список вопросов

Составьте заранее список вопросов, которые помогут оценить претендента по основным критериям. Важно, чтобы они были четкими и лаконичными, так как телефонное интервью обычно не занимает много времени. Это целый навык, какие вопросы задать, как их сформулировать таким образом, чтобы человек давал нужную информацию для оценки, в каком порядке правильнее задавать вопросы, сколько достаточно, чтобы телефонный разговор не перетек в собеседования. У нас есть короткий и очень доказательный вебинар по проведению телефонного интервью.

3. Подготовьте краткое описание вакансии

Подготовьте ключевые тезисы презентации вакансии, такие как:

• Обязанности. Не надо много деталей. 2–3 основные задачи.
• Условия труда. Не стоит слишком дробить информацию и подробно рассказывать всю мотивацию, на этом этапе нужны общие данные: трудоустройство, график, доход.
• Принципы корпоративной культуры, возможности карьерного роста, различные преимущества работы в компании.

4. Выберите тихое место

Очень важно, чтобы место было тихим и не отвлекало вас. Попросите коллег не беспокоить вас в это время, выключите уведомления на телефоне и компьютере. Если работаете удалённо, убедитесь, что нет фоновых шумов, помещающих беседе.

5. Проверьте качество связи

Протестируйте телефон или гарнитуру заранее, чтобы избежать технических проблем. Соискатель не должен испытывать напряжения при общении. Если приходится постоянно переспрашивать, это однозначно портит впечатление о вакансии и как следствие увеличивает необходимость кандидатов.

6. Подготовьтесь к завершению интервью

Сообщите о следующих шагах:

• Как скоро ожидать обратную связь.
• Какие этапы отбора следуют дальше.
• Кто и когда свяжетесь для продолжения.

7. Подготовьтесь технически

Вам нужно будет оперативно отправить информацию о вакансии, дате и времени собеседования, прислать схему проезда или ссылку для видео встречи. Если вы отправите эту информацию сразу после телефонного интервью и попросите подтвердить ее, процент доходимости на собеседования будет выше. Если сделаете большую паузу в предоставлении информации, то кандидат уже может потерять интерес, договориться на то же время со следующим рекрутером.

Структура: как провести эффективное собеседование

Рассмотрим оптимальную структуру телефонного интервью, которая поможет эффективно провести беседу.

1. Приветствие и краткое введение

Начните с дружественного приветствия. Представьтесь, назовите компанию и вакансию. Это создаст позитивное первое впечатление и даст возможность кандидату сориентироваться.

2. Основные вопросы

Попросите разрешения прояснить несколько вопросов, которые позволят рассказать о вакансии и оценить профессиональный опыт.

3. Краткое описание вакансии и компании

Опишите ключевые обязанности, особенности позиции и возможности развития. Это позволит соискателю лучше понять, подходит ли ему данная роль 

4. Вопросы кандидата

Обязательно предоставьте возможность задать вопросы. Человек лучше поймет вакансию, а вы — оцените его заинтересованность и подготовленность.

5. Заключение интервью и следующие шаги

В конце предложите следующий этап конкретно: дата, время, форма общения. 

Оптимальная продолжительность

Обычно телефонное интервью занимает от 5 до 10 минут. Важно придерживаться этого времени, чтобы не затягивать разговор, но при этом получить всю необходимую информацию.

На нашем вебинаре «7 методов интервью» за 1 час вы узнаете, как эффективно оценить реальный опыт кандидата, определить мотивы и сформировать достоверную оценку личностных качеств.

Что спрашивать на телефонном интервью

1. Профессиональный опыт

• Расскажите о последнем месте работы. Узнаете, какие задачи выполнялись ранее.
• Какой из проектов был самым успешным? Это даст представление о том, как претендент оценивает успехи и какие результаты он достиг.
• Какие задачи нравятся больше всего? Выясните, какие аспекты наиболее мотивируют.

2. Навыки

• Какими профессиональными навыками обладаете, которые могут быть полезны? Проверите, насколько кандидат соответствует требованиям.
• Как решаете сложные задачи? Оцените критическое мышление и способность справляться с трудностями.
• Есть ли опыт работы в команде? Если вакансия подразумевает коллективную работу, важно выяснить, насколько комфортно человек работает в командной среде.

3. Мотивация

• Почему вы ищете новую работу? Поймите, какие факторы влияют на решение — от неудовлетворённости текущей позицией до стремления к профессиональному росту.
• Какие аспекты наиболее важны? Узнав приоритеты, вы лучше поймете, насколько должность соответствуют ожиданиям.
• Где вы видите себя через 3-5 лет? Вопрос о долгосрочных целях помогает определить амбиции и представление о будущем.

4. Готовность к условиям

• Вы готовы к командировкам? Если должность предполагает поездки, важно заранее обсудить этот момент.
• Какой график удобен? Убедитесь, что специалист готов к предлагаемым условиям.
• Как относитесь к удалёнке? Если предполагается удалённый формат, необходимо уточнить, комфортно ли человеку работать из дома.

5. Уточнение организационных моментов

• Когда сможете приступить? Спланируйте процесс найма.
• Есть ли предложения от других фирм? Это даёт информацию о том, насколько работник востребован на рынке и как скоро ему нужно принять решение. 

Главные ошибки рекрутера: как избежать неудач в первичном отборе

1. Плохая подготовка

Одна из распространённых ошибок — это неподготовленность к разговору. Рекрутер может забыть изучить резюме или не знать подробностей о вакансии, что создаёт негативное впечатление и влияет на качество собеседования.

2. Отсутствие структуры

Телефонное интервью, лишённое структуры, превращается в хаотичный разговор, в котором трудно собрать нужную информацию. Разработайте чёткий план.

3. Монолог вместо диалога

Иногда рекрутеры слишком много времени тратят на рассказ о вакансии или компании, забывая дать возможность кандидату выразить мысли. Это снижает продуктивность беседы и может отпугнуть соискателя.

4. Задавание неинформативных вопросов

Некоторые рекрутеры склонны задавать слишком общие или абстрактные вопросы, которые не дают полезной информации для оценки. Например, «Какие у вас сильные стороны?» часто приводят к клише-ответам, которые трудно объективно оценить.

5. Игнорирование сигналов

Опытные рекрутеры могут уловить важные сигналы по интонации, темпу речи или задержкам с ответами.  Внимательно слушайте не только ответы, но и то, как профессионал говорит.

6. Несоответствующее время для звонка

Ещё одна ошибка — неудобное время, снижающее продуктивность разговора или вызывающее негативное отношение со стороны соискателя.

7. Непредоставление обратной связи

Один из самых частых негативных отзывов от кандидатов — это отсутствие обратной связи. Не сообщив о результатах беседы, вы создаёте негативное впечатление и теряете потенциальных специалистов.

8. Отсутствие внимания

В некоторых случаях рекрутеры проводят интервью, отвлекаясь на посторонние дела, что проявляется в невнимательности к ответам. На время интервью сконцентрируйтесь только на разговоре.

9. Спешка или затягивание интервью

Телефонное интервью не должно быть слишком коротким. Но и затягивать его не следует — это вызовет усталость и снизит эффективность беседы.

Как понять, что кандидат не подходит: ключевые признаки

Конечно, не стоит отказывать по одному признаку. Нужно всегда давать шанс. Рынок труда сейчас очень сложный. Но если вы заметили несколько сигналов, кандидат напрямую отказался от вакансии или вы поняли, что у него недостаточный опыт для данной позиции, не стоит вести его на собеседование дальше. Лучше сразу отказать.

1. Нечёткие или неубедительные ответы

Если соискатель не может объяснить предыдущий опыт или достижения, это указывает на недостаток квалификации или неподготовленность к интервью.

• Пример: вы спрашиваете работника об успехах на предыдущей работе, а он затрудняется дать конкретные примеры или использует общие фразы вроде «Я хорошо справлялся с обязанностями».

2. Отсутствие интереса

Если специалист не проявляет энтузиазма или не показывает желания узнать больше, это свидетельствует о низкой мотивации или неподходящем культурном совпадении с организацией.

• Пример: на вопрос «Почему вы заинтересовались вакансией?» работник отвечает без энтузиазма или общими фразами вроде «Ищу любую работу».

3. Несоответствие требованиям

Это касается как профессиональных скиллов, так и личных качеств. Например, если должность требует работы в условиях многозадачности, а человек показывает, что не умеет эффективно управлять временем.

4. Неуверенность или несоответствие ожиданиям по зарплате

Если кандидат не может ответить про желаемый уровень дохода или его требования значительно выше, чем предлагает компания, это говорит о том, что дальнейшие этапы найма не принесут результата.

• Пример: просит зарплату, которая на 50% выше, чем бюджет, и не готов обсуждать компромиссы.

5. Отрицательные отзывы о прошлых работодателях

Если специалист критикует прошлые места или жалуется на условия труда, это свидетельствует о проблемах с адаптацией или конфликтности.

6. Плохие коммуникативные навыки

Если человек не умеет ясно излагать мысли, сбивается с темы или путается в ответах, это может стать проблемой, особенно для позиций, требующих хороших навыков общения.

7. Несоответствие личных качеств

Например, если работа требует инициативности, а специалист кажется пассивным и нерешительным, это может стать препятствием.

8. Противоречие в информации

Например, специалист указывает один уровень опыта в резюме, а в ходе беседы озвучивает другой. Такое поведение свидетельствует о ненадёжности или попытке скрыть недостатки.

Телефонное интервью — это эффективный инструмент для первичной оценки, который позволяет быстро отсеять неподходящих соискателей и сократить время на последующие этапы отбора. Однако для успешного проведения таких интервью важно избегать распространённых ошибок, таких как неподготовленность, неструктурированный разговор или игнорирование сигналов.

Ключевые моменты:

• Тщательная подготовка к интервью и изучение резюме.
• Чёткая структура разговора.
• Умение распознавать неподходящих кандидатов по ответам, сигналам и несоответствиям в информации.
• Обратная связь по результатам интервью, которая поможет сохранить хорошее впечатление о компании.

Таким образом, телефонное интервью, при грамотном подходе, становится важным элементом в процессе подбора сотрудников. Получить полное представление о технологии структурированного интервью и её использовании и научиться планировать интервью и задавать вопросы, чтобы получить достоверную оценку кандидата на соответствие должности можно на нашем вебинаре «Технология проведения структурированного интервью»